Bando al tragitto casa lavoro. C’è solo quello camera scrivania. L’emergenza sanitaria del covid-19 ha cambiato l’operatività. Così il lavoro da remoto, da pratica saltuaria, è stato promosso a nuova consuetudine per molte aziende. Ma come gestire lo smart working per mantenere efficienza e redditività? Quali strumenti per lo smart working si rivelano indispensabili?
Nell’articolo spieghiamo cosa vuol dire lavorare in smart working, cos’è e in cosa consiste questo nuovo approccio al lavoro. Elenchiamo poi gli strumenti tecnologici adatti a organizzare attività e processi a distanza, tra cui è fondamentale il software gestionale ERP Business Central 365.
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Sommario
Differenza tra smart working e telelavoro
Gestire un’azienda da remoto: tutte le implicazioni
Smart working: vantaggi per l’azienda
- Riduzione dei costi
- Migliora la produttività dei dipendenti
- Rende più semplici le attività di ricerca di nuovo personale
- Fidelizzazione dei dipendenti
Come attivare lo smart working
Cosa serve per lo smart working
Smart working: software di Microsoft per lavorare da casa
Come gestire lo smart working con Business Central 365
Programma per smart working: Business Central 365
Smart working: cos’è
Tutti hanno già sentito parlare di smart working. Cos’è però che caratterizza questa pratica? Qual è la definizione che maggiormente la identifica? Lavorare in smart working significa semplicemente portare avanti le attività professionali ovunque ci si trovi, in un luogo diverso dall’ufficio? L’espressione inglese “smart working” può essere tradotta in italiano con “lavoro agile”. Le normative a riguardo sono state introdotte dalla legge 81/2017 che prevede accordi individuali tra datore di lavoro e dipendente e svincola le attività professionali da orario e luogo di lavoro.
Con l’emergenza sanitaria, le disposizioni legislative hanno incentivato lo smart working, anche in assenza di accordi individuali tra datore di lavoro e dipendente. Il DPCM e il decreto legge di marzo hanno introdotto le prime misure di sostegno alle aziende per avviare attività di lavoro agile. Con il Decreto ristori del 29 ottobre 2020 un dipendente con un figlio di età fino a 16 anni in quarantena, oppure a casa per la didattica a distanza, può avvalersi dell’opportunità di lavorare da casa.
In sintesi, dunque, la definizione di smart working prevede:
- accordi specifici tra azienda e lavoratori subordinati, non necessari però nell’attuale contesto dell’emergenza sanitaria legata al coronavirus;
- le attività lavorative possono essere portate avanti dal lavoratore dipendente in un luogo diverso dall’ufficio;
- secondo la definizione di smart working, il lavoratore non dovrebbe avere vincoli di orario.
Differenza tra smart working e telelavoro
Se diciamo: “differenza tra smart working e telelavoro”, cosa rispondete? Molti si sono domandati se in questi lunghi mesi di emergenza sanitaria i dipendenti che hanno lavorato da casa abbiano effettivamente sperimentato la nuova pratica dello smart working. In realtà, l’esperienza è stata piuttosto quella del telelavoro. Così è importante introdurre la distinzione tra lavoro agile e attività professionale svolta a distanza, ossia il telelavoro.
In cosa consiste il telelavoro e perché è un’altra cosa rispetto al cosiddetto smart working? Il telelavoro implica un certo grado di “fissità” che è estraneo al lavoro agile. Questa fissità riguarda tempo e spazio, le due dimensioni in cui si inseriscono le attività umane. Dunque, nel telelavoro, come nello smart working, non si lavora nelle stanze di un ufficio. Ma il luogo dove sono svolte le operazioni professionali è prestabilito, che sia il tavolo di cucina, una scrivania in soggiorno o la camera degli ospiti. Inoltre, le modalità del telelavoro prevedono che il dipendente sia sempre vincolato a orari concordati con il responsabile aziendale.
La repentina trasformazione della routine lavorativa sull’onda sconvolgente della pandemia ha determinato che le imprese si adeguassero in fretta al nuovo contesto. Così nella maggior parte dei casi i processi hanno cambiato luogo di svolgimento, ma i consueti limiti di orario sono stati mantenuti.
Gestire un’azienda da remoto: tutte le implicazioni
Come gestire lo smart working e non perdere di vista l’equilibrio armonioso e delicato di un organismo complesso come un’impresa? Organizzare, realizzare e controllare i processi da remoto non è una bazzecola. Le avversità sono dietro l’angolo soprattutto per chi ha ruoli dirigenziali. Un conto è comunicare a quattr’occhi con i propri collaboratori, un conto attraverso email e piattaforme per video conferenze.
Dunque, un primo punto nevralgico nell’organizzare le attività e il monitoraggio dei processi è quello della comunicazione. Si tratta di un aspetto tanto più critico quanto più si ha anche a che fare con figure professionali all’inizio del percorso professionale, che hanno ancora tanto da imparare. La comunicazione tra le mura di un ufficio e quella tra gli schermi di dispositivi di case diverse per forza di cose cambia.
I lavoratori dipendenti in smart working potrebbero accusare una sensazione di isolamento che deriva sia dalla perdita del contatto diretto con responsabili e colleghi, sia dalla maggiore insicurezza nel portare avanti le attività senza un confronto di volta in volta immediato con il gruppo di lavoro. Per far fronte a tutte le istanze del lavoro agile, sono stati accantonati contributi a fondo perduto. Sono stati erogati aiuti economici alle imprese che hanno permesso loro di equipaggiarsi per lo smart working con gli strumenti tecnologici disponibili sul mercato.
Smart working: vantaggi per l’azienda
Non tutto il male viene per nuocere, insegna un antichissimo detto popolare, notissimo tra nonne e nonni, e tutti i tipi di nipoti possibili. La pandemia di coronavirus è anche un acceleratore della trasformazione digitale. Spinge le aziende ad adottare una nuova modalità di lavorare. Ma questo non è sempre da considerarsi negativo. Infatti, per le imprese, in determinate circostanze, lo smart working determina alcuni vantaggi.
Elenchiamo, dunque, i benefici dello smart working per le aziende.
1. Riduzione dei costi
Lo smart working determina vantaggi che riguardano il portafoglio dell’impresa. Infatti, se una parte o la totalità dei dipendenti lavora in un luogo diverso dall’ufficio sarà possibile ridurre i costi corrispondenti agli spazi occupati dagli uffici e i costi delle utenze: acqua, elettricità, riscaldamento.
2. Migliora la produttività dei dipendenti
Il lavoro da casa permette di tagliare i tempi morti degli spostamenti sui mezzi o in macchina. Le ore spese nel traffico o nelle carrozze affollate di una metropolitana diventano momenti trascorsi con la famiglia e dedicati ai propri interessi personali. Dunque, la soddisfazione di chi svolge le sue mansioni in smart working aumenta, con benefici per la creatività e la produttività.
3. Rende più semplici le attività di ricerca di nuovo personale
Se non è più necessario che i dipendenti siano tutti i giorni in ufficio, non è neanche più necessario che abitino nella città dell’azienda, o in luoghi relativamente vicini. La ricerca di nuovi professionisti per la propria attività può dunque estendersi a tutto il territorio nazionale. Diventa così più facile trovare la persona adatta a un’impresa, con le specifiche competenza e capacità richieste.
4. Fidelizzazione dei dipendenti
Chi sta bene, sta bene dove sta. I collaboratori felici di lavorare in smart working non mandano curriculum vitae a destra e a manca. Si sa quel che si lascia e non si sa quel che si trova: passare da un lavoro flessibile soddisfacente ad altri contesti meno adatti a conciliare vita privata e attività professionale non piace a nessuno.
Come attivare lo smart working
La pandemia di coronavirus ha portato le aziende alla necessità di organizzarsi per far lavorare i dipendenti da casa e azzerare i rischi di contagio. Il cammino si fa irto per molti, quasi tutti. Ma per fortuna, la burocrazia è stata semplificata.
Grazie alle nuove disposizioni che hanno prorogato lo stato d’emergenza, è possibile adottare le modalità del lavoro a distanza attraverso una procedura semplificata fino al 31 gennaio 2021. Dunque, come attivare lo smart working senza impantanarsi nelle lentezze della vecchia procedura?
- Occorre comunicare al Ministero del lavoro l’elenco dei nomi dei dipendenti che iniziano a svolgere le loro mansioni in smart working. Per farlo bisogna collegarsi al portale lavoro.gov.it nella sezione dedicata attraverso il proprio SPID e caricare un file Excel con i nomi dei collaboratori.
- Le persone preposte in azienda devono scaricare dal sito dell’INAIL la documentazione su “pro e contro” dello smart working: ci sono, infatti, rischi da prendere in considerazione, e accorgimenti da adottare perché tutto vada per il meglio.
- I documenti che illustrano rischi e precauzioni da seguire durante lo svolgimento del lavoro agile devono essere consegnati ai dipendenti perché li leggano e li restituiscano firmati.
- Il materiale su rischi e precauzioni necessarie durante lo svolgimento del lavoro agile deve essere consultato e firmato anche dal Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS).
Chi lavora in smart working
Non tutte le attività possono essere realizzate e gestite attraverso il lavoro agile, con dipendenti che lavorano da remoto e responsabili che a loro volta controllano le attività e i risultati a distanza. Ci sono numerose professioni che devono essere svolte necessariamente in presenza, in un negozio, un ufficio, in giro, a contatto con le persone. Non c’è il lavoro agile per chirurghi, poliziotti, ferrovieri, piloti, negozianti. E lo stesso si potrebbe dire di numerose altre professioni.
Ma si stima che circa il 70% dei ruoli impiegatizi possa essere predisposto anche attraverso attività a distanza, nelle modalità di un vero e proprio smart working. Manager, amministrativi, sviluppatori e altro personale dell’IT, sono tutte posizioni professionali che ben “si sposano” con il telelavoro. Infatti, non è la prima volta che sentiamo parlare di smart working.
Anche prima dell’emergenza sanitaria del coronavirus, c’era chi lavorava in aziende che fanno smart working in Italia. Non per niente il primo intervento legislativo per equiparare la condizione di chi lavora da remoto a quella del dipendente che va in ufficio risale al 2017, la legge n. 81 del 22 maggio. Si tratta della cosiddetta “Legge sul lavoro agile” che definisce diritti e doveri del lavoratore che svolge le sue mansioni in smart working, nonché le modalità di controllo e supervisione che l’azienda può esercitare.
Cosa serve per lo smart working
Cosa serve per lo smart working? Cosa occorre prevedere come dotazione per organizzare tutte le attività attraverso i modi del lavoro agile? Dal punto di vista delle imprese lo smart working richiede strumenti tecnologici che permettono di avere dati, risorse e informazioni sempre accessibili, da qualunque dispositivo e in qualunque luogo. Inoltre, è necessario che la tecnologia fornisca la possibilità di ritrovarsi in riunione in modo “virtuale”, o di incontrare i clienti, pur restando sempre seduti alla propria scrivania casalinga.
Smart working: software di Microsoft per lavorare da casa
Microsoft offre un buon numero di applicazioni e programmi adatti a soddisfare chi si domanda cosa serve per lavorare in smart working. Cosa occorre per il lavoro agile che possa essere fornito in modo soddisfacente dalla multinazionale di Redmond? Innanzitutto, partendo dalle basi, un responsabile aziendale che si interroga su cosa serve per fare smart working deve scegliere un software che permetta di comunicare con colleghi, clienti e fornitori, una piattaforma di collaborazione. Tra le quattro dell’elenco qui sotto una, o più di una, potrebbe fare al caso suo:
- Teams
Attraverso Microsoft Teams, responsabili aziendali e dipendenti hanno a disposizione servizi per messaggistica istantanea, tipo chat, e per teleconferenze. - OneNote
Microsoft OneNote è un’applicazione che permette di gestire e condividere note e informazioni che derivano da altri programmi o sono scritte direttamente dall’utente. - SharePoint
Uno strumento utile in ambito aziendale per creare e condividere contenuti è Microsoft SharePoint, una piattaforma che funziona come un vero e proprio Content Management System. - Planner
Planner è un’applicazione creata da Microsoft che fa parte di Office 365 ed è disponibile per utenti con profilo aziendale. Permette di organizzare e assegnare i diversi compiti che fanno capo ai progetti.
C’è un secondo passo che un responsabile aziendale deve decidersi a fare. Dopo questa seconda “sgambata” sarà attrezzato con tutto ciò che occorre per lo smart working: deve decidere quale software gestionale ERP utilizzare. Microsoft Dynamics 365 Business Central rappresenta un’ottima soluzione per le PMI, soprattutto nella prospettiva di organizzare le attività attraverso i modi del lavoro agile.
Smart working con VPN
Un’altra soluzione tecnologica importante per organizzare il lavoro agile è rappresentata dalla VPN. Di che cosa si tratta? L’acronimo VPN sta per “Virtual Private Network”. Si tratta cioè di una rete virtuale privata. Lo smart working con VPN garantisce la massima sicurezza di tutti i dati e le informazioni che vengono condivise tra l’azienda e il lavoratore. Infatti, la VPN permette al lavoratore di collegarsi da remoto alla rete dell’impresa per cui sta svolgendo le mansioni del suo ruolo professionale.
Come gestire lo smart working con Business Central 365
I responsabili aziendali che si domandano come gestire lo smart working, possono prendere in considerazione funzionalità e strumenti offerti dal software gestionale ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Disponibile on premise oppure nella nuvola, attraverso la tecnologia del cloud computing, Business Central 365 mette insieme tutti i fili che compongono la grande trama di un’impresa. Si tratta, infatti, di una piattaforma completa per mettere insieme e coordinare tutti i tasselli alla base dell’operatività.
Business Central 365 può essere utilizzato come una soluzione web che rende disponibili informazioni, dati e risorse da ogni tipo di dispositivo, ovunque ci si trovi. Infatti, il nuovo modello di fornitura dei servizi di Business Central 365 è quello definito dall’acronimo “SaaS, “software as a service”.
Programma per smart working: Business Central 365
Tra tutti i necessari attrezzi per lo smart working, gli strumenti informatici svolgono un ruolo di primo piano. Anzi, diciamo pure che rappresentano la condizione fondamentale, indispensabile, per poter pensare al lavoro agile. Il programma gestionale ERP della Microsoft, Business Central 365, fornisce la possibilità di gestire tutti i processi in modo integrato, con analisi e report sempre accessibili e chiari, anche lavorando comodamente da casa.
Integrato da numerose app che lo rendono adattabile a ogni contesto, Business Central può essere utilizzato attraverso qualsiasi device, desktop, portatile, tablet, con Windows, iOs o Android.
