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Business Central: quanto costa un gestionale per l’azienda

«Quanto mi fai spendere, gestionale?». «Azienda mia, dipende da te». Un aspetto centrale nella guida di una società commerciale è il controllo dei costi. Ottimizzare le spese di un’impresa significa renderle proporzionate e coerenti con le funzioni da assolvere per completare i processi alla base del settore di intervento.

La valutazione dei costi da affrontare è necessaria anche quando si sta per implementare un software ERP (enterprise resource planning). Infatti, i prezzi della messa a punto di un sistema ERP per la gestione dell’operatività aziendale possono avere variazioni considerevoli dipendenti da alcuni fattori.

Nel caso del noleggio, si va da un minimo di circa 4.000 euro per lo startup inziale (considerando una media di circa 8 giorni uomo) e di circa 6.000 euro su base annuale comprensivi di tutto (licenze per 2 utenti, assistenza flat per i key user e fatturazione elettronica), per le aziende di dimensioni contenute, con esigenze limitate, a importi più significativi per le imprese più strutturate tra le PMI.

Nell’articolo, spieghiamo quanto costa un software gestionale per l’azienda in termini di implementazione. Elenchiamo, inoltre, i diversi aspetti che influenzano la spesa e forniamo alcuni esempi.

Quanto costa un software gestionale per l’azienda

Parliamo di spese, l’oste con cui fare i conti per ogni buona pianificazione finanziaria aziendale. Quanto costa un software gestionale per l’azienda? La spesa cui far fronte può variare in base alle caratteristiche dell’azienda. Infatti, a seconda dalla sua struttura, più o meno complessa, è necessario fare scelte diverse, che possono influire notevolmente sul prezzo.

Quali fattori determinano il costo del gestionale aziendale ERP Microsoft Business Central

Elenchiamo i fattori che pesano nel determinare il prezzo di un sistema ERP come Microsoft Business Central:

Il primo aspetto da considerare per la valutazione della spesa per un gestionale è rappresentato dalle funzioni richieste al software ERP per l’azienda. Di norma il modulo base dal quale occorre iniziare durante l’implementazione di un nuovo sistema informativo è quello contabile. Se un’azienda ha bisogno di formare un numero limitato di utenti, per esempio 3 persone, e non ha esigenze contabili specifiche è pacifico affermare che in meno di 10 giorni uomo è possibile avviare il nuovo progetto. Il numero dei giorni cresce notevolmente quando si rende necessario implementare anche i moduli della logistica e quelli della produzione.

Influiscono sui costi dell’implementazione di un software gestionale aziendale il tipo e il numero di conversioni dei dati necessarie a organizzare e controllare i processi. Rientra all’interno di questa voce la migrazione dei dati dal precedente gestionale a quello nuovo. Un conto è iniziare caricando solo i saldi di apertura patrimoniali di bilancio, tutt’altro è migrare anche lo storico dei dati.

La messa a punto di un sistema ERP può richiedere interventi di sviluppo da parte di programmatori specializzati che comportano una spesa ulteriore. Quando l’azienda cresce di dimensione lo standard del prodotto potrebbe non rilevarsi sufficiente a garantire la copertura funzionale dei processi e pertanto sono richieste personalizzazione o add-on di settore.

Anche la tipologia di report predisposti nel sistema ERP per l’azienda influisce sulla spesa complessiva. Per questo motivo a volte è necessario analizzare attentamente la reportistica per capire assieme alla direzione aziendale quale sia lo strumento più idoneo a raggiungere l’obiettivo. In questo ambito uno strumento di reporting sicuramente utile è Microsoft Power BI.

Infine, per stabilire quanto costa un software gestionale per l’azienda, occorre considerare il numero di utenti che lo utilizzeranno, le autorizzazioni accordate agli utenti, le integrazioni necessarie e la regione in cui opera la società. Spesso in alcune offerte si celano costi nascosti che non essendo esplicitati si rivelano dei veri e propri boomerang per il cliente. È molto raro vedere offerte dove vengono quantificate le reali giornate di formazione che saranno necessarie all’avviamento del progetto.

Business central: pricing della piattaforma ERP di Microsoft

Valutare quanto costa un software gestionale per l’azienda significa prendere in considerazione numerosi aspetti che dipendono dalle sue caratteristiche, dal contesto, dai tratti specifici del settore di attività. Con l’implementazione della piattaforma ERP Microsoft Business Central, il pricing varia dal caso più semplice, in cui non è richiesta la personalizzazione del prodotto, a quello più complesso, in cui intervengono sviluppatori ed esperti per predisporre e definire le integrazioni.

Con l’implementazione di Business Central, nel pricing è compresa l’assistenza tecnica. L’azienda cliente può fare riferimento al partner fornitore per ogni attività che renda necessaria una consulenza. Inoltre, insieme con le operazioni di attivazione del sistema ERP, vengono migrati i dati precedenti della società, sono predisposte le impostazioni del sistema, viene effettuata la configurazione ed è prevista una formazione specifica per gli utenti che dovranno usare il prodotto.

Esempi di implementazione dell’ERP Microsoft Business Central in modalità noleggio (cloud)

Alcuni esempi di implementazione del software enterprise resource planning della Microsoft, Business Central 365, mettono in luce l’ordine di grandezza della spesa per il gestionale in relazione alle caratteristiche dell’azienda cliente e alla modalità di utilizzo della licenza.

Consideriamo, dunque, il caso di una società di otto persone, una di venticinque, e infine, una di cinquanta.

Business Central: ERP per una piccola azienda

L’ERP Microsoft Business Central è il prodotto ideale per le PMI, acquistato in cloud oppure on premise. Un’impresa di dimensioni contenute, che preveda solo otto utenti per il suo gestionale ERP, con moduli dedicati agli aspetti finanziari, alla distribuzione e al CRM, spende circa:

Modalità in cloud (noleggio)

  • Circa 12.000 euro all’anno per licenze e assistenza flat
  • Circa 15.000 euro di start up e formazione utenti una tantum

In questo caso, la configurazione del sistema ERP è molto semplice, di base, e prevede un basso livello di personalizzazione del prodotto.

ERP Microsoft Business Central per un’azienda media

Immaginiamo ora di considerare un’azienda più grande, che abbia venticinque dipendenti con l’esigenza di usare il gestionale. Si tratta della situazione più frequente. In questa eventualità, l’impresa avrà bisogno di moduli per distribuzione, produzione, aspetti finanziari, accessi mobile, funzioni di business intelligence con report personalizzati. In questa configurazione il costo è circa:

Modalità in cloud (noleggio)

  • Circa 30.000 euro all’anno per licenze e assistenza flat
  • Circa 30.000 euro di start up e formazione utenti una tantum

Gestionale ERP Business Central implementato per una PMI strutturata

Una società strutturata ha al suo interno cinquanta persone che devono accedere a dati e informazioni nel software ERP per portare avanti le proprie attività. Quanto costa un software gestionale per l’azienda in questo caso? La valutazione del pricing di Business Central in queste condizioni deve considerare un’organizzazione complessa dell’infrastruttura, che richiede interventi di adeguamento del prodotto alle necessità dell’azienda.

Una società con cinquanta dipendenti richiede di far uso di moduli con funzionalità diverse, come per esempio, quello finanziario, quello della distribuzione e per la produzione. Deve avere la possibilità di utilizzare il gestionale da dispositivi mobile, di avvalersi di strumenti di business intelligence, di report e analisi specifiche, di un CRM con impostazioni avanzate.

Una società così strutturata, per l’implementazione di un sistema ERP Microsoft Business Central, può arrivare a spendere circa:

Modalità in cloud (noleggio)

  • Circa 60.000 euro all’anno per licenze e assistenza flat
  • Circa 80.000 euro di start up e formazione utenti una tantum

Dynamics Consult, dove hai di più, a meno

Less is more è il motto di Ludwig Mies van der Rohe, l’architetto di Aquisgrana maestro Movimento Moderno. Nell’Information Technology, noi potremmo dire more is less. Non nel senso che “more” e “less” siano pietanze intercambiabili, con misteriose proprietà metamorfiche, ma nell’accezione più vantaggiosa per il portafoglio di un’azienda: gestionale ERP completo di tutte le funzioni di amministrazione e contabilità, con vantaggi considerevoli, a costi contenuti.

Con sede a pochi passi dalla Fondazione Prada, Dynamics Consult è la società partner milanese per le aziende che desiderano lavorare con un’infrastruttura informatica basata sulla piattaforma gestionale ERP Microsoft Business Central. Con i professionisti della Dynamics puoi avere di più, a meno. Infatti, gli specialisti di Dynamics sono a disposizione per implementare sistemi gestionali ERP Microsoft, diventano il punto di riferimento del cliente per l’assistenza tecnica, lavorano per far fronte a specifiche esigenze determinate da settori diversi e caratteristiche particolari delle attività.

In Dynamics, personale dedicato prende in carico singoli progetti e li segue in ogni dettaglio nella realizzazione dei processi, passo per passo.

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