Anagrafiche clienti: organizzale con il gestionale Microsoft

Gestionale e anagrafiche stanno insieme come locomotiva e carbone. Una piattaforma ERP funziona a partire dai dati relativi ad acquirenti e imprese che forniscono materie prime, semilavorati e servizi. Così fa anche il gestionale Microsoft che fornisce strumenti per creare anagrafiche clienti, organizzarle, modificarle e utilizzarle per contabilità, documenti di vendita e attività commerciali. Nell’articolo chiariamo che cos’è una scheda anagrafica cliente, quali informazioni comprende e come crearla con Business Central 365.

GESTISCI ANAGRAFICHE E VENDITE CON BC365

Gestionale Microsoft, e marketing e vendite

Il gestionale Microsoft Dynamics Business Central 365 mette a disposizione numerosi strumenti e funzioni per far fronte alle necessità di marketing e vendite. Dunque, rappresenta un ausilio importante per l’intera organizzazione commerciale di un’azienda o uno studio professionale. Alla base dell’insieme di operazioni di cui si sostanzia la promozione di prodotti e servizi, c’è la gestione delle anagrafiche dei clienti. Si tratta di un fattore essenziale dell’efficienza operativa di un software ERP. Registrare i dati di imprese, professionisti o consumatori e consumatrici che fanno uso dei beni forniti dalla propria azienda, è importante per la burocrazia. Contare su un modulo di anagrafica per cliente semplifica la gestione della contabilità. Ma le informazioni anagrafiche servono anche per la comunicazione aziendale.

Scheda Anagrafica cliente: cos’è e perché è importante

Quando si parla di anagrafica e clienti, cos’è che deve comparire nella mente come riferimento? Che cosa si intende per scheda anagrafica cliente? L’anagrafica di un cliente o di un fornitore è un insieme di dati, che nel modo con cui un gatto si mangia la coda vengono appunto definiti “dati anagrafici”. Dunque, per chiarire di che cosa parliamo quando parliamo di anagrafica cliente, cos’è e come viene utilizzata, occorre definire quali sono le informazioni anagrafiche. L’importanza della gestione delle anagrafiche di clienti e fornitori è legata alla contabilità, ma anche alle attività di promozione e vendita.

Quali informazioni comprendono le anagrafiche clienti

Ogni impresa gestisce anagrafiche di clienti e anagrafiche di fornitori. È solitamente previsto un medesimo record per registrate quei dati che possono essere detti “di base”. Il database dei clienti e quello dei fornitori sono però mantenuti separati. Nel caso in cui un’azienda o una singola figura professionale sia cliente e fornitore contemporaneamente, il record viene condiviso tra i due insiemi di informazioni. Le informazioni anagrafiche di clienti e fornitori comprendono:

• ragione sociale;
• residenza fiscale;
• il nome della persona di riferimento;
• indirizzo email;
• partita IVA.

Se l’anagrafica cliente corrisponde a una persona fisica e non giuridica, i dati compresi sono le consuete informazioni anagrafiche: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo.

Perché sono importanti le anagrafiche clienti

Ciascuna anagrafica dei clienti è associata a un codice numerico identificativo. Nella gestione anagrafica dei clienti con un software come Business Central 365, questa associazione semplifica le attività. Attraverso il codice cliente è possibile preparare documenti legati alla vendita più velocemente: in modo automatico vengono inserite le informazioni relative al cliente e evidenziati gli eventuali accordi su sconti, prezzi e organizzazione del magazzino.

Le anagrafiche dei fornitori

Un software di gestione anagrafica dei clienti come Business Central 365 permette anche di registrare l’insieme delle anagrafiche dei fornitori. Come nel caso delle anagrafiche clienti, anche quelle delle imprese, e di professionisti e professioniste fornitori, rappresentano la “materia prima” su cui lavora il gestionale Microsoft. Alle aziende che forniscono servizi, materie prime o semilavorati, nel database del software ERP possono essere associate commesse specifiche, processi particolari e impianti da utilizzare. Anche le anagrafiche dei fornitori costituiscono elementi imprescindibili per assolvere a tutte le incombenze della contabilità.

Lo storico delle schede delle anagrafiche clienti

Nel gestionale Microsoft BC365 gli strumenti di registrazione e archiviazione delle anagrafiche permettono di tenere traccia di tutte le variazioni che avvengono nel tempo. In questo modo, viene creato uno storico delle informazioni anagrafiche utili alla gestione della contabilità rispetto a clienti e fornitori. I dati delle schede anagrafiche di clienti e fornitori sono utili nelle circostanze in cui sia richiesta una ristampa coerente con una data di validità passata. Avere uno storico delle informazioni è importante per redigere documenti come i registri IVA, la comunicazione analitica dati IVA, il libro giornale.

Un modello di scheda cliente in Excel

Un modello di scheda cliente in Excel è il primo passo per organizzare le informazioni utili a gestire contabilità, operazioni di marketing e attività commerciale. Per studi professionali avviati e aziende più o meno strutturate è necessario un database integrato con le funzioni specifiche di un software gestionale ERP come quello di Microsoft. Si può creare facilmente un facsimile di scheda cliente come proprio modello come base per poi impostare adeguatamente le attività sulla piattaforma gestionale. È poi utile stampare un modulo di raccolta di dati anagrafici, oppure crearlo in formato digitale per la compilazione da parte di clienti e fornitori.

Personalizzare un facsimile di scheda cliente

Il modulo di raccolta di dati anagrafici deve essere impostato sulla base delle particolari esigenze che caratterizzano la propria attività commerciale. Ci sono informazioni di base che devono essere inserite in ogni esempio di scheda cliente: la ragione sociale, il nome della persona di riferimento, l’indirizzo di fatturazione, la partita Iva, il codice univoco delle fatture elettroniche, l’email, la PEC. Ma nel facsimile di scheda cliente che viene predisposto per impostare il lavoro sul gestionale possono essere inserite diverse personalizzazioni. Per esempio, è possibile indicare la modalità di acquisizione del cliente oppure le azioni programmate per fidelizzarlo, proporgli nuovi acquisti, accendere il suo interesse per nuovi prodotti.

Come creare schede anagrafiche clienti con il gestionale Microsoft

Come registrare una nuova anagrafica cliente con il gestionale Microsoft BC365? È molto semplice. Infatti, la piattaforma ERP del colosso di Redmond ci mette a disposizione schede per anagrafiche clienti preimpostate. Ma le esigenze di personalizzazione sono soddisfatte dalla possibilità di creare modelli strutturati diversamente a seconda del tipo di acquirente da registrare. Per effettuare l’archiviazione dei dati si può anche partire da un contatto già inserito attraverso la funziona “Crea contatto”.

Ecco, dunque, tutti i primi passaggi per creare una nuova anagrafica, la prima fase della gestione delle schede clienti:

• Selezione l’icona a forma di lente d’ingrandimento che permette di cercare funzioni e dati. Inserisci la dicitura “Clienti” e clicca sul collegamento.
• Appare così la sezione “Clienti”. Qui è sufficiente fare click su “Nuovo”.
• Se c’è un unico modello preimpostato, compare la scheda corrispondente già parzialmente compilata.
• Nell’eventualità siano presenti più modelli, si apre una finestra di dialogo per la selezione di quello opportuno.
• Sono così disponibili i vari campi proposti dal modello selezionato. Passando con il mouse su ciascun campo, appare la descrizione che indica quali informazioni inserire.

Attraverso lo strumento “Prezzi e sconti” consente di definire prezzi speciali e sconti particolari per il nuovo cliente registrato.

Al termine delle fasi elencate, viene registrato nel gestionale Microsoft il nuovo cliente. La scheda corrispondente è così disponibile per produrre in modo semplice e veloce i documenti di vendita necessari.

Gestionale e anagrafiche: come salvare un modello di scheda cliente

Il gestionale Microsoft offre anagrafiche preimpostate, cioè modelli standard che vengono incontro a esigenze di base. Ma talvolta è necessario apportare modifiche e creare una scheda anagrafica per i clienti diversa da quella più utilizzata. Per alcune imprese potrebbe essere utile creare modelli particolari di schede anagrafiche per gestire tipologie di clientela differenti. Business Central 365 consente anche questo. Come fare? Ecco qui tutte le indicazioni:

• Nella sezione denominata “Scheda cliente” è presente l’opzione “Salva come modello”: è quella che fa al caso nostro quando vogliamo creare schede clienti personalizzate.
• Nella pagina “Modello” compare così un nuovo modello di anagrafica. Bisogna compilarlo, come viene indicato dall’interfaccia.
• La funzione “Dimensioni” permette di arricchire l’anagrafica con informazioni statistiche utili per finalità di reporting e analisi.
• Quando è stata terminata la compilazione del modello, bisogna semplicemente cliccare su “OK”.

Attraverso la procedura descritta qui sopra viene salvato il nuovo modello nella lista di quelli disponibili.

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