Business Central: gestionale ERP in cloud oppure on premise

Noleggio o acquisto, questo è il problema. Anche quando si parla di software gestionale ERP, decidere come avvalersi di tutti gli strumenti del prodotto può non essere semplice. Qual è la soluzione migliore per un’azienda? Siamo nella stessa situazione di un privato che si domanda se sia più conveniente acquistare un’automobile o fare affidamento sulle società di noleggio a lungo termine . Dipende.

Ogni attività, ogni esercizio commerciale, ha caratteristiche particolari che vanno ponderate per scegliere la soluzione più efficiente e ottimizzare i costi. Non c’è una panacea per tutti i sistemi informatici. Ogni caso è a sé e deve essere analizzato in base a fattori diversi, come il settore di appartenenza, l’anzianità dell’azienda, il fatto di avere o meno un reparto tecnico interno.

Per capire qual è la soluzione più adatta alla propria azienda, occorre anche chiarire cosa significa ERP in cloud, come funziona un software a noleggio, cos’è una licenza perpetua e perché si differenzia dal modello SaaS (software as a service). Grazie alla comprensione delle due modalità di fruizione del prodotto, è possibile individuare gli eventuali vantaggi per la propria azienda, nell’uno e nell’altro caso.

La piattaforma gestionale ERP Dynamics 365 Business Central di Microsoft può essere utilizzata sia come licenza perpetua, risorsa on premise interna all’azienda, sia come servizio SaaS, erogato attraverso il cloud.

Cosa significa ERP in cloud

Quando bisogna scegliere il software gestionale aziendale per la propria attività, una delle prime domande che affiorano è “cosa significa ERP in cloud?”. Per rispondere, è sufficiente scomporne i termini. L’acronimo ERP sta per “enterprise resource planner”, in italiano “pianificazione delle risorse dell’impresa”. Si tratta di programmi per la gestione integrata e centralizzata di tutte le funzioni e i processi di un’azienda.

Il cloud è uno spazio virtuale, esterno all’azienda, alloggiato in server di data center, che assolve a necessità di archiviazione di dati e informazioni oppure funziona come una sorta di “serbatoio”, raggiungibile attraverso una semplice connessione Internet, per fruire di servizi. Un software ERP può essere fornito come servizio all’azienda cliente proprio attraverso il cloud.

Dunque, un ERP in cloud è di fatto un software a noleggio. La società che ne fa uso non acquista il programma, ma annualmente o mensilmente paga una determinata quota per avvalersi dei servizi e degli strumenti tipici del software.

Cosa si intende per software ERP on premise

L’alternativa a un programma gestionale aziendale in cloud è rappresentata dall’acquisto di licenze perpetue. In questo caso si parla di gestionale ERP on premise. Che cosa significa? Come funziona? Un software ERP acquistato con licenza perpetua viene implementato sui server interni all’azienda oppure su server a noleggio presso terzi fornitori. La distinzione però importante rispetto al noleggio è che in questo caso la proprietà della licenza viene acquistata dal cliente che la può utilizzare per un tempo indefinito .

Per installare il software ERP on premise è sufficiente effettuare il download dell’applicazione che diventa così disponibile per gli utenti delle società. Si parla di “licenza perpetua” perché, con il modello di erogazione on premise, l’azienda effettivamente acquista uno strumento informatico che può utilizzare per tutto il tempo necessario senza far fronte a canoni mensili aggiuntivi .

Come funziona un sistema ERP in cloud

Il modello SaaS consiste nell’erogazione di tutte le funzionalità di un software ERP nello stesso modo in cui si erogherebbe un servizio. Software as a Service e cloud significano, in primis, semplicità per gli utenti. Infatti, per far uso dei sistemi ERP in cloud è sufficiente disporre di una connessione Internet. Ovunque ci si trovi, e da qualunque tipo di device, è possibile accedere ai datacenter della casa di produzione del software e utilizzare gli strumenti digitali disponibili.

Come funziona un sistema ERP in cloud? Un gestionale virtualizzato funziona con la stessa logica del noleggio. Per questo spesso si parla di “software a noleggio”. I sistemi ERP in cloud non vengono acquistati, ma solo noleggiati. Dunque, l’azienda che predilige il modello SaaS paga una quota ogni mese oppure ogni anno. Il software vero e proprio è installato sui server dei datacenter su cui si appoggia la casa di produzione.

Sistemi ERP: on premise come funzionano

I sistemi ERI forniti attraverso licenze perpetue ereditano il modello degli apparentemente remotissimi programmi che venivano installati sul computer attraverso un floppy disk. Con la modalità di fornitura del software on premise, il gestionale ERP diventa un prodotto dell’azienda che lo acquista, e viene installato sui server interni, quindi in locale oppure su server a noleggio di terzi fornitori. In questo caso si parla anche di modello misto in quanto la licenza è acquistata mentre l’infrastruttura che la ospita è a noleggio.

Software a noleggio: quando il cloud è la scelta giusta

Quando un software ERP a noleggio è preferibile per un’azienda rispetto a una soluzione on premise? Ci sono diversi fattori che spingono ad adottare la “nuvola”.

Un aspetto primario è rappresentato dalla gestione dei pagamenti e dai costi. Il modello SaaS alla base dell’ERP cloud based permette di pagare una quota prestabilita, di norma in funzione del numero degli accessi, e permette quindi di beneficiare di un servizio in maniera graduale con una rata mensile periodica.

Grazie al cloud, inoltre, l’investimento iniziale è inferiore rispetto alle soluzioni con licenza perpetua perché la società non deve farsi carico dell’acquisto di hardware o altre infrastrutture. In più nella quota versata periodicamente per il servizio è compreso l’aggiornamento della licenza alle nuove versioni del software come pure gli aggiornamenti fiscali.

Un aspetto primario è rappresentato dalla gestione dei pagamenti e dai costi. Il modello SaaS alla base dell’ERP cloud based permette di pagare una quota prestabilita per un periodo limitato di tempo, un mese o un anno. In questo modo, è facile mantenere sotto controllo i costi dell’azienda.

Grazie al cloud, inoltre, l’investimento iniziale è inferiore rispetto alle soluzioni con licenza perpetua perché la società non deve farsi carico dell’acquisto di hardware o altre infrastrutture. In più nella quota versata periodicamente per il servizio è compresa l’assistenza tecnica.

Scegliere un ERP in cloud, un software gestionale a noleggio, è anche vantaggioso per aziende che hanno appena iniziato la loro attività. Infatti, un gestionale in cloud permette di provare un programma per un certo periodo di tempo per poi scegliere quello più adatto per le proprie esigenze.

I sistemi ERP nella nuvola offrono un ulteriore vantaggio: il programma rimane sempre aggiornato, tutti gli update vengono eseguiti automaticamente, senza che sia necessario fare acquisti aggiuntivi rispetto alla quota mensile o annuale. Per rendere il gestionale ERP adatto a specifiche esigenze, ci sono estensioni e app che garantiscono una certa flessibilità.

L’implementazione di un software ERP in cloud richiede poco tempo e la sicurezza di dati e informazioni viene garantita dalla casa di produzione che offre il servizio.

Licenza perpetua: quando il software ERP on premise è meglio

Il “vecchio” modello della licenza perpetua è ancora vantaggioso per le aziende? Quando ha senso acquistare un gestionale ERP on premise?

Nell’ambito della gestione dei processi aziendali, non ci sono soluzioni universali, valide per tutte le società. Così accade anche nella scelta di soluzioni informatiche per l’azienda.

Le licenze perpetue di un programma ERP costituiscono la migliore soluzione per le attività commerciali che hanno bisogno di un livello di sicurezza nell’archiviazione dei dati particolarmente elevato.

Un software ERP on premise richiede che vengano effettuati gli aggiornamenti resi disponibili dalla casa di produzione. Talvolta, potrebbe essere necessario acquistare un upgrade per mantenere il programma funzionante nel modo corretto.

Un vantaggio dell’ERP on premise è la flessibilità. Infatti, è possibile decidere di non installare determinati aggiornamenti ritenuti superflui per l’azienda. Allo stesso tempo, si ha ampio margine di personalizzazione del programma in base alle caratteristiche della propria attività.

I servizi di assistenza tecnica per licenze perpetue devono essere acquistati a parte.

Business Central: ERP cloud based o gestionale on premise, a seconda delle esigenze

Dynamics 365 Business Central è la piattaforma gestionale di Microsoft adatta a ogni esigenza. Infatti, a seconda delle caratteristiche dell’attività di un’azienda, può essere acquistato Dynamics 365 Business Central on premise oppure in cloud.

Il confronto tra le due versioni del prodotto evidenzia che Dynamics 365 Business Central in cloud e on premise hanno le stesse funzioni. Cambia solo la piattaforma che viene sostenuta da modalità diverse di erogazione delle funzionalità.

Dynamics Consult: scelta giusta e partner giusto

Dynamics Consult è una società di Milano specializzata nell’assistenza e nella realizzazione di sistemi informatici strutturati attraverso l’ERP Microsoft Business Central, in cloud oppure nella versione on premise, con licenza perpetua. I consulenti di Dynamics Consult sono disponibili nel consigliare la scelta migliore in base alle caratteristiche dell’azienda del cliente.

Se cerchi un partner affidabile, che ti segua passo per passo nella gestione della piattaforma Microsoft, con personale dedicato cui fare riferimento, Dynamics Consult è il miglior interlocutore per far crescere la tua azienda.