Gestione della qualità e software per monitorare i controlli

Parliamo tutti i giorni di qualità. Abbiamo acquistato un prodotto di buona qualità o di scarsa qualità. Ci hanno fornito un servizio di qualità o meno. Ma nell’industria manifatturiera, e negli altri settori, la qualità non è una nozione astratta, ma un fatto concreto che si traduce in controlli e verifiche. Infatti, ogni oggetto che esce da una fabbrica destinato alla vendita deve essere conforme a standard ben precisi. Nel tenere traccia delle prove e dei riscontri di valutazione dei manufatti, è importante utilizzare un software per la gestione del controllo della qualità. Microsoft Dynamics Business Central 365 mette a disposizione di responsabili e personale alcune funzioni per la gestione del controllo qualità.

Nell’articolo spieghiamo brevemente che cos’è il controllo qualità, in che cosa consiste, quali sono le norme in vigore, e come usare il sistema ERP di Microsoft.

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Minuscola storia del controllo qualità

L’esigenza di effettuare controlli di qualità sui prodotti delle imprese manifatturiere iniziò a farsi sentire già alla fine del XIX secolo. Ma la definizione delle attività di controllo e dei risultati ottimali è andata incontro a numerose trasformazioni nel tempo. Ogni vent’anni, all’incirca, vengono introdotti nuovi riferimenti e nuove regole. I cambiamenti delle normative vanno di pari passo con i cambiamenti dell’assetto delle industrie, della loro struttura e dimensione, e con il mutare degli aspetti organizzativi delle attività di lavoratori e lavoratrici.

Le norme ISO 9000

Nel 2000 l’aggiornamento delle norme alla base della gestione della qualità ha introdotto un nuovo approccio. Infatti, nelle attività di verifica ha assunto maggiore importanza l’intero sistema di gestione dei processi aziendali rispetto alla valutazione del singolo prodotto. Si tratta delle norme della serie 9000 edizione 2000, che andavano ad aggiornare la precedente versione datata 1994. Così ha iniziato a essere condivisa la nozione di “sistema di gestione della qualità”. Un ulteriore aggiornamento legislativo risale al 2015: l’ISO 9001:2015.

La certificazione ISO 9001

Che cos’è la norma ISO 9001? Partiamo dal significato della parola “ISO”. Non è il gemello di Isa, ma un acronimo che sintetizza la denominazione di un ente, la International organization for standardization. La norma ISO 9001 ha validità internazionale e riguarda i sistemi di gestione per la qualità (SGQ). Come si evince dalla sigla, è stata introdotta proprio dall’International organization for standardization. Introduce le certificazioni dei sistemi di gestione per la qualità in tutti i settori, per imprese che offrono prodotti e per quelle che offrono servizi.

Come si ottiene la certificazione ISO 9001

I responsabili aziendali si domandano come si ottiene la certificazione ISO 9001 perché desiderano dare garanzie ai consumatori su beni e servizi offerti. Occorre affrontare due fasi per arrivare al traguardo, la certificazione. In primo luogo, infatti, deve essere progettato e reso operativo un sistema di gestione per la qualità, ciò che spesso viene definito con l’acronimo SGC. L’insieme di procedure definito deve essere conforme ai requisiti elencati nella norma ISO 9001. Poi, un ente di certificazione viene incaricato di effettuare l’ispezione dell’impresa sul piano del controllo qualità. Superati i due livelli, come in un videogioco, l’azienda ottiene l’emissione del certificato.

Che cos’è un sistema di gestione per la qualità

Con la serie di norme ISO 9000 edizione 2000 è diventata fondamentale la nozione di “sistema di gestione per la qualità”. Che cos’è esattamente? È possibile definire un sistema di gestione per la qualità come l’insieme delle risorse e delle operazioni che influiscono sulle caratteristiche di prodotti e servizi e ne determinano il livello qualitativo. Il sistema è pensato per garantire che beni e servizi soddisfino determinati standard.

L’International organization for standardization

L’International organization for standardandization venne fondata poco dopo la fine della seconda guerra mondiale, nel 1947. Ha sede poco distante dalle rive del Lago Lemano, a Ginevra, in Svizzera. Si tratta di un ente riconosciuto a livello mondiale per la definizione di standard. L’ISO definisce aspetti tecnici, verifiche, ispezioni per controllare i processi produttivi dal punto di vista della qualità.

Controllo qualità: in che cosa consiste

Tutte le aziende devono prevedere al loro interno operazioni per il controllo della qualità. In che cosa consiste questo passaggio fondamentale per garantire funzionalità e sicurezza di prodotti e servizi? Il controllo di qualità consiste in procedure finalizzate a verificare che le caratteristiche dei beni e servizi realizzati siano coerenti con gli standard qualitativi. Così gli addetti al controllo qualità si occupano di effettuare test, ispezioni e verifiche sui prodotti e sui processi.

SGQ e CQ: perché non sono la stessa cosa

Abbiamo visto che l’acronimo SGQ sta per “sistema di gestione della qualità”. Questa espressione viene utilizzata per la prima volta nella norma ISO 9001:2015. Il suo significato è più complesso dell’insieme di prassi suggerite dal controllo qualità, indicato con l’acronimo CQ. Infatti, la nozione è stata introdotta proprio per mettere in evidenza un nuovo modo di effettuare verifiche e controlli su processi e prodotti. Il sistema di gestione della qualità (SGQ) implica un approccio generale, complessivo, che individua una rete di collegamenti e interazioni tra manager e figure professionali operative. Vengono coinvolti tutti i reparti e tutte le funzioni che danno vita all’organismo aziendale.

Software SGQ: l’applicativo per la qualità

Quando si parla di sistema di gestione della qualità, è evidente la necessità di utilizzare un software SGC, caratterizzato da funzioni specifiche. Si tratta dello strumento che sta alla base della digitalizzazione delle procedure di un controllo qualitativo sistematico. Che cos’è e come funziona un applicativo del genere? Un software per la qualità rende semplice la gestione di processi e indicatori studiati per ottemperare alle norme del sistema di controllo. L’uso di programmi di questo tipo serve ad automatizzare le attività di monitoraggio e le operazioni che hanno l’obiettivo di eliminare difetti di produzione.

A che cosa serve un software per la qualità

Un software SGQ per la qualità offre funzioni utili a tutte le pratiche previste dalle norme della ISO 9001:2015. Dunque, viene utilizzato per l’audit e la predisposizione dei documenti necessari. Inoltre, rende più semplice e immediata la gestione degli elementi e degli aspetti che risultano non conformi. Grazie a un applicativo dedicato specificamente alla qualità è possibile realizzare le attività prescritte dalle norme in modo efficace e raggiungere gli obiettivi prestabiliti.

Processi e indicatori: un applicativo per renderne semplice la gestione

Quando occorre mettere in atto operazioni prescritte dalle norme sulla qualità, è importante utilizzare un software di gestione di processi e indicatori, cioè delle KPI. Le attività di organizzazione e controllo delle procedure permettono di ottenere dati significativi sull’andamento del percorso che parte dalla commessa e arriva alla fornitura di un prodotto o un servizio. Un software di gestione dei processi e degli indicatori significativi di qualità e rendimento permette di fare interrogazioni e ottenere report chiari e ben illustrati graficamente.

Utilizzare un software per i controlli di processo: gestione dell’ISO 9001

Un software per la gestione dell’ISO 9001 digitalizza le procedure indicate dalla normativa. In particolare, offre funzioni che rendono più semplice individuare difetti e non conformità di prodotti e servizi. Mettono a disposizione un sistema di codificazione per gestire e controllare i documenti. Danno la possibilità di effettuare audit e organizzarli con efficacia. Attraverso un applicativo per la gestione delle prescrizioni dell’ISO 9001, è possibile organizzare e controllare i percorsi di formazione necessari per il personale. Ultime funzioni, ma non meno importanti, sono le misure correttive e di prevenzione di anomalie e i controlli di qualità su materiali dei fornitori.

Come utilizzare Business Central 365 per il controllo della qualità

Il software gestionale aziendale rappresenta uno strumento utile per realizzare il controllo della qualità. Infatti, può fornire funzioni specifiche per attuare e monitorare i processi alla base di questa operazione essenziale di ogni azienda che offre prodotti e servizi. È il caso di Microsoft Dynamics 365 Business Central, che può essere facilmente personalizzato per gestire il processo della qualità. Dunque, vediamo come utilizzare la piattaforma ERP di Microsoft per fare come si deve la gestione del controllo qualità.

Gestione qualità: come usare BC 365

Pochi semplici passaggi, ed esami e test vengono programmati, controllati e tracciati. Dalla dashboard di Business Central 365 si accede attraverso lo strumento per la ricerca al setup del modulo per la gestione della qualità. Qui è possibile indicare dove si trova la merce che deve essere sottoposta alle operazioni di verifica degli standard qualitativi. Le merci che provengono da un fornitore vanno riclassificate e immagazzinate oppure trasferite: nel pannello del setup devono essere inserite anche queste istruzioni. La registrazione dei prodotti può essere automatica oppure può essere impostata in modo tale che richieda un’approvazione. È buona norma creare all’interno del gestionale Business Central 365 un’ubicazione o una collocazione dedicata al controllo, da denominare per comodità con l’abbreviazione QC.

Registrazione degli ordini di acquisto

Il modulo di gestione della qualità personalizzato per Business Central 365 permette di integrare la registrazione degli ordini di acquisto con KPI qualitativi. Dunque, si seleziona il fornitore, vanno indicati gli articoli compresi nell’acquisto con la quantità, e va inserita l’ubicazione dell’azienda. Così avviene la registrazione del carico. È poi possibile individuare dove il sistema ha allocato la merce: siccome è stato preordinato un controllo di qualità, la piattaforma sposta il carico automaticamente al magazzino preposto a test e verifiche.

L’intervento di operatori e operatrici del controllo qualità

In un’impresa ci sono lavoratrici e lavoratori addetti alle operazioni del controllo qualità. Alla voce di menu del pannello delle impostazioni “Gestione movimenti qualità”, trovano le righe da controllare corrispondenti ai carichi su cui vanno effettuate prove. Dopo che l’ispezione fisica sui prodotti è stata eseguita, addetti e addette alla qualità inseriscono nella piattaforma i risultati e la casuale di controllo.

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