Molto si può dire su come fare project management a livello teorico. Ma che cosa succede quando si passa alla pratica? L’informatica offre strumenti di project management come software specifici, ma anche programmi gestionali ERP che integrano funzioni diverse per gestire i processi aziendali con un’unica soluzione tecnologica. I tool per la gestione dei progetti assumono spesso le sembianze di applicazioni per device di tutti i tipi. La tecnica dà mezzi concreti per l’applicazione di conoscenze che derivano dall’ingegneria gestionale. Una soluzione all in one ERP avanzata può rappresentare una valida risorsa per soddisfare le necessità organizzative e di controllo dei progetti.
Dunque, quali sono gli strumenti di project management che Microsoft mette a disposizione con la piattaforma Dynamics 365 Business Central? Cerchiamo di rispondere alla domanda attraverso il nostro articolo.
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I tool di project management
Scopriamo quali sono alcuni dei tool di project management. Si tratta di strumenti che diventano fruibili con maggiore semplicità attraverso la tecnologia. Esistono, infatti, software specifici per ogni funzione, ma anche programmi gestionali all in one che li integrano nell’operatività completa dell’azienda. Tra gli strumenti utili alla gestione dei progetti, c’è la work breakdown structure, una rappresentazione grafica che evidenzia fasi e priorità. Altri attrezzi del mestiere di project manager, sono la matrice per assegnare le responsabilità e quella di tracciabilità dei requisiti. Assume grande importanza anche il reticolo di progetto, cioè una raffigurazione che esplicita i collegamenti logici tra le diverse attività.
Quali sono i task di gestione dei progetti
Nell’ambito del project management occorre iniziare e portare a termine alcuni task, cioè dei compiti, che sono imprescindibili per una buona riuscita delle operazioni. Tra questi, ci sono la registrazione e l’organizzazione delle commesse, l’individuazione delle risorse da utilizzare, la valutazione dei costi e del budget da preventivare. Le spese sostenute da un’impresa per una commessa sono collegate alle ore di uso dei macchinari e alle ore di lavoro di collaboratori e collaboratrici. Ogni mezzo fisico utilizzato per fornire beni e servizi va incontro a usura e il suo utilizzo per un determinato compito lo sottrae ad altro. Ci sono quindi diversi fattori da sommare nel calcolo dell’impegno economico complessivo. Inoltre, altre fasi decisive nella gestione dei progetti sono costituite dal mettere in ordine le informazioni e dal monitoraggio delle fasi di avanzamento dei lavori.
Le caratteristiche di un software ERP per la gestione dei progetti
Quali caratteristiche deve avere un software gestionale per organizzare e monitorare le attività che stanno alla base di ogni progetto? I programmi ERP sono dedicati alla gestione aziendale. Per questo vengono chiamati con l’acronimo che deriva dall’espressione “enterprise resourse planning”, cioè “pianificazione delle risorse d’impresa”. Un prodotto del genere deve rispondere alle numerose istanze del contesto in cui un’azienda si trova. Mette a disposizione strumenti per far fronte agli oneri fiscali, alla contabilità e a tutte le fasi operative implicate nella fornitura di beni e servizi. Quest’ultimo aspetto è rilevante nel valutare l’adeguatezza di un ERP sul fronte del project management.
Tool di project management Microsoft in BC365
Ottimi tool di project management Microsoft sono presenti nel software gestionale aziendale Dynamics 365 Business Central. Infatti, la piattaforma realizzata dal colosso di Redmond offre una serie di funzionalità adatte a completare le operazioni caratteristiche di ciascun progetto. A prescindere dal settore di appartenenza, ogni realtà commerciale fa fronte a esigenze simili quando esegue processi per fornire beni e servizi a un cliente: si tratta di esigenze organizzative, ma anche economiche. Gli aspetti di gestione sono strettamente legati alla valutazione dei costi. Nel nodo che li rende inscindibili giocano le loro carte tutte le attività di project management.
Microsoft Dynamics 365 Business Central rappresenta una soluzione tecnologica vantaggiosa per realizzare un project management adeguato e allo stesso tempo gestire in modo centralizzato i flussi aziendali.
Le funzioni di BC365 per la gestione dei progetti
All’interno della piattaforma ERP di Microsoft per il project management ci sono strumenti che rendono disponibili le funzioni fondamentali necessarie al project manager. Sono disponibili e facilmente utilizzabili dopo aver impostato correttamente la sezione di gestione dei progetti. Sono strumenti utili sia nella definizione di un piano di avanzamento dei lavori sia nella valutazione di costi. Qui sotto elenchiamo le principali.
Progetto mio quanto mi costi: i fogli presenze
Per garantirsi redditività un’impresa deve calcolare in modo corretto i costi da sostenere per effettuare una commessa. Le spese devono essere coperte dal pagamento del cliente, garantendo anche un ricavo. Business Central 365 dà la possibilità di tenere traccia delle ore di lavoro dedicate a ciascun progetto attraverso i cosiddetti “fogli presenze”. In questo modo, è semplice ottenere l’ammontare del costo del lavoro, ma anche quello relativo all’uso di tutte le risorse implicate.
A ciascuno il suo profilo: gestione ruolo utente
Chi svolge le mansioni di project manager in un’impresa può utilizzare la funzione di BC365 “Gestione ruolo utente”. Così è sempre possibile sapere quanti lavoratori e lavoratrici si stanno occupando di un progetto. In più, a ogni figura professionale viene assegnato un profilo che corrisponde a un ruolo. A seconda del ruolo assegnato e del progetto, il professionista avrà accesso o meno a determinate informazioni, con possibilità di intervento ampie o limitate. Il responsabile dei progetti ha accesso a una panoramica completa di informazioni relative a ogni singola commessa, ma anche all’organizzazione generale: l’allocazione di dipendenti e risorse come strumenti e macchinari.
Gestire il cuore dell’impresa: la sezione risorse
La sezione risorse di BC365 offre funzioni per gestire beni e strumenti di un’azienda. Infatti, permette di documentare le attività relative proprio alle risorse dell’impresa, quindi alla loro vendita o acquisizione. Possono essere suddivise in gruppi oppure trattate singolarmente. Anche manodopera e attività di collaboratrici e collaboratori sono classificabili come risorse dell’impresa e possono essere associati a commesse specifiche. Inoltre, ad ogni risorsa è possibile associare il costo orario e le informazioni anagrafiche di maggior rilevanza.
Tante commesse e uno strumento che semplifica ogni cosa
Tra i tool di project management Microsoft di BC365, c’è la sezione dedicata alle commesse, fondamentale per procedere alla fatturazione. Lo strumento permette di gestire sia commesse con un prezzo prestabilito fisso, sia incarichi che devono essere valutati in proporzione all’utilizzo di risorse. Inoltre, all’interno del modulo è possibile gestire anche il budget di commessa e monitorare gli scostamenti relativamente ai dati di consuntivo.
Capacity Management: l’ottimizzazione è il traguardo
La funzione Capacity Management consente di mettere in relazione ciascuna risorsa con la redditività. L’espressione anglosassone si riferisce a tutto ciò che consente di ottimizzare le spese e massimizzare i ricavi.
Nell’occhio del mirino ci sono i costi
Business Central 365 completa le funzioni dedicate al project management con uno strumento dedicato alla gestione dei costi. È così possibile monitorare costi fissi, variabili e calcolati su percentuali.
