Software ERP: tempi d’implementazione per un’azienda strutturata

Un’azienda strutturata complessa non può fare a meno di far implementare un software ERP (enterprise resource planning). Ma quanto passa dalla prima richiesta alla società di consulenza informatica alla messa online del gestionale? Nel caso di una realtà con tante linee operative, che incorpora produzione e supply chain, devono attraversare il cielo alcune lune.

Come evidenziato negli articoli precedenti, sull’implementazione ERP per un’impresa piccola che gestisce solo la contabilità e per un’impresa che richiede anche la gestione di magazzino e logistica, l’orologio è pesantemente influenzato dalla complessità.

In questo articolo, spieghiamo che cosa significa “azienda strutturata”, definiamo le fasi di implementazione ERP che allungano i tempi, evidenziamo le criticità e diamo alcuni consigli su come superarle.

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Che cosa si intende per azienda strutturata

Un’azienda strutturata si caratterizza per la divisione chiara e definita dei compiti, dei reparti e delle responsabilità. La sua organizzazione comprende un numero elevato di dipendenti ed è definita da una gerarchia ben delineata. In genere, una società complessa di questo tipo opera su più livelli e prevede numerosi processi aziendali che richiedono una gestione integrata e coordinata. Può essere di dimensione media o grande, ma in tutti i casi deve affrontare nodi come la gestione delle risorse umane, l’ottimizzazione delle operazioni, la scalabilità e l’efficienza nelle diverse funzioni aziendali.

L’importanza di un programma ERP per le aziende complesse

Un programma ERP come Business Central 365, l’erede del vecchio Microsoft Navision, si adatta camaleonticamente alle molte istanze di un’azienda complessa. Infatti, è lo strumento essenziale per centralizzare e coordinare tutte le attività aziendali. Integra i vari ambiti operativi – produzione, magazzino, vendite, acquisti, finanza – in un unico sistema, e consente così di monitorare e ottimizzare i processi in tempo reale.

Un altro aspetto essenziale dei sistemi ERP è l’interfaccia intuitiva, facile da usare e facile da comprendere. Anche la disposizione e l’organizzazione dei dati favorisce l’immediata evidenziazione dei fattori che costituiscono, o potrebbero costituire, delle criticità.

Grazie al software ERP, le aziende complesse, con strutture articolate e interdipendenti, hanno dati aggiornati, interconnessi, e sempre accessibili. Inoltre, un sistema ERP aiuta a ridurre gli errori, migliorare l’efficienza operativa e prendere decisioni strategiche basate su dati affidabili.

Analisi dei processi di produzione e identificazione delle esigenze specifiche

L’analisi dei processi di produzione è il primo passo fondamentale per comprendere le necessità specifiche di un’azienda complessa. Questa fase implica una mappatura dettagliata dei flussi di lavoro, dei cicli produttivi e delle risorse necessarie per ciascuna fase della produzione. Identificare le esigenze specifiche significa capire dove serve maggiore efficienza, quale tipo di automazione è necessaria e come migliorare la gestione delle risorse. Un’analisi approfondita aiuta a definire chiaramente gli obiettivi e a configurare il programma ERP in modo che risponda perfettamente alle necessità di produzione, con tempi, costi e risorse ben ottimizzati.

La modularità dei programmi ERP

Una delle caratteristiche più importanti di un software gestionale aziendale, un programma ERP come Business Central 365, è la modularità. Infatti, l’Enterprise resource planning non è un monolite inalterabile, ma una sorta di costruzione di tanti mattoncini diversi tra loro che possono incastrarsi e combinarsi tra loro in modi altrettanto diversi: ecco come vengono assicurate flessibilità e scalabilità dell’ERP.

Sebbene nella maggior parte dei casi questi mattoncini siano i moduli corrispondenti alle classiche aree operative – amministrazione, produzione, logistica, commerciale, magazzino, distribuzione, management – il loro numero è potenzialmente infinito. In base alle specifiche caratteristiche dell’attività dell’azienda, l’ERP viene “assemblato” con i moduli coerenti con le esigenze emerse: più è complessa questa costruzione di mattoncini informatici, più è lungo il tempo per “edificarla”.

Il modulo ERP per la produzione

Il modulo ERP per gestire la produzione deve essere minuziosamente integrato con quelli relativi alle altre funzioni aziendali. Offre funzioni mirate a migliorare l’efficienza e la tracciabilità delle operazioni produttive. Includono il monitoraggio della capacità produttiva, la gestione delle risorse e dei tempi di ciclo, e la pianificazione delle attività. La configurazione viene adattata alla specifica realtà dell’azienda, sulla base delle particolarità del processo produttivo. Le aziende possono personalizzare le impostazioni per gestire le scorte, gli ordini di produzione, la programmazione e il controllo qualità, in modo che sia garantita la continuità produttiva.

Personalizzazioni avanzate per supply chain e produzione

Le personalizzazioni avanzate di un ERP per supply chain e produzione sono fondamentali per rispondere alle specifiche esigenze di aziende che gestiscono una catena di fornitura complessa. Le personalizzazioni possono includere la gestione avanzata dei fornitori, la pianificazione delle risorse in base alla domanda, e l’integrazione con sistemi di monitoraggio in tempo reale: per esempio, è possibile collegare dispositivi e sensori per monitorare le attività produttive grazie alla tecnologia dell’Internet of Things (IoT).

Gli interventi di personalizzazione rendono l’ERP più flessibile e in grado di adattarsi a cicli produttivi diversificati. Inoltre, le personalizzazioni possono riguardare l’automazione dei flussi di approvvigionamento, la gestione delle scorte in base a previsioni dinamiche e l’analisi avanzata dei dati di produzione: l’impegno nella definizione di strumenti particolari, ben calibrati sull’attività specifica dell’azienda, migliora notevolmente la risposta alle esigenze del mercato.

Settaggio del modulo produzione in Business Central 365

La configurazione del ciclo della produzione nel gestionale aziendale è una fase chiave nell’implementazione di un software ERP per aziende complesse. Un ciclo produttivo ben configurato ottimizza la sequenza delle operazioni e garantisce che ogni fase sia eseguita al momento giusto e con le risorse necessarie. L’ex Navision di Microsoft, oggi Business Central 365, permette di pianificare, monitorare e gestire l’intero ciclo produttivo, dalla progettazione alla distribuzione finale. La gestione delle risorse, che include macchinari, personale e materiali, viene automatizzata e ottimizzata, in modo che la produzione sia sempre in linea con le previsioni, e siano minimizzati tempi morti e sprechi.

La gestione delle risorse nel modulo produzione

Per gestire le diverse fasi che dalle materie prime portano ai prodotti finiti, è necessario configurare nel sistema ERP le risorse produttive:

• distinte base (BOM);
• cicli di lavorazione;
• operatori delle macchine;
• macchinari.

Gli operatori e i macchinari sono registrati nel sistema ERP come “centri macchina”, raggruppati in centri di lavoro oppure in gruppi di lavoro. Definite le risorse, è possibile pianificare le operazioni in base ai materiali necessari, definiti nella distinta base, e ai processi del ciclo di lavorazione, previsti per ciascun prodotto.

Ogni risorsa ha una capacità di produzione definita, che dipende dal tempo di lavoro impostato nei centri macchina e di lavoro, regolato tramite calendari specifici. I calendari dei centri di lavoro indicano giorni lavorativi, ore operative, turni, festività e assenze, determinando la capacità lorda disponibile (misurata di solito in minuti). Questi parametri si basano su valori di efficienza e capacità stabiliti in fase di configurazione.

Se l’ERP aziendale è nuovo, ci vuole la formazione del personale

La formazione del personale nei reparti di produzione e supply chain è essenziale per garantire che l’implementazione dell’ERP abbia effettivamente i risultati sperati. Ogni utente del nuovo gestionale deve comprendere come usare l’interfaccia per inserire correttamente i dati, monitorare le operazioni e risolvere eventuali criticità. La formazione verte sull’uso quotidiano delle funzionalità del sistema ERP ed è finalizzata anche a favorire una comprensione più profonda dei flussi di lavoro e delle best practices da seguire.

Implementare un sistema ERP e gestire i dati di produzione

Implementare un sistema ERP in un’azienda strutturata significa perlopiù passare da un vecchio gestionale a un gestionale nuovo. Occorre, quindi, effettuare la migrazione dei dati di produzione. Tra le fasi dell’implementazione di un ERP, questa è forse la più delicata: implica il trasferimento delle informazioni esistenti dal sistema che si vuol dismettere al nuovo software gestionale aziendale: il passaggio deve essere accurato e privo di errori.

In questa prospettiva, è fondamentale una buona pulizia dei dati, che consiste nell’eliminare i duplicati e correggere le eventuali discrepanze: dati duplicati o non corretti influenzerebbero negativamente la pianificazione e la gestione delle risorse.

Implementazione dell’ERP in aziende strutturate: ecco le criticità

L’implementazione di un software ERP in aziende strutturate comporta quasi sempre che alcuni nodi vengano al pettine: la complessità del processo di integrazione e la resistenza al cambiamento da parte del personale. Le aziende con una struttura articolata, con più sedi e divisioni, possono trovare difficile armonizzare i dati e i processi tra i vari reparti. Inoltre, l’implementazione richiede una pianificazione accurata per evitare interruzioni operative. La gestione della migrazione dei dati, la personalizzazione del sistema e la formazione del personale sono passaggi fondamentali che richiedono tempo, risorse e un coinvolgimento costante da parte della direzione.

Ottimizzare i tempi di implementazione: ecco le best practices

I tempi di implementazione di un programma ERP per un’azienda strutturata e complessa vanno dai sei mesi ai 12 mesi. Si può fare più veloce? Sì e no, nel senso che la perfetta configurazione del software gestionale aziendale richiede per forza di cose molto tempo: analisi, pianificazione, progetto, personalizzazione, implementazione effettiva, incontri per formare il personale, test, collaudo e messa online.

D’altra parte, è possibile e auspicabile organizzare bene le attività per sfruttare bene tutto quanto dà l’orologio.

Ottimizzare i tempi di implementazione di un ERP è essenziale per minimizzare l’impatto sulle operazioni aziendali, accelerare il ripristino della produttività e favorire il ritorno sull’investimento. Le best practices per metter le griglie all’orologio includono:

• la definizione chiara degli obiettivi;
• la pianificazione dettagliata del progetto;
• una gestione delle risorse efficiente.

È importante coinvolgere tutti i dipartimenti fin dall’inizio e monitorare continuamente i progressi. Utilizzare metodologie di implementazione agili consente di adattarsi alle necessità che emergono durante il progetto, mentre la formazione preventiva e il collaudo anticipato riducono il rischio di errori.

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