Implementare l’ERP, quando il focus è la contabilità

Dal vecchio al nuovo il passo è (a volte) breve ma quasi sempre complesso: succede pure in informatica, quando c’è da implementare un ERP nuovo di zecca, tutto scintillante come Dynamics Business Central 365, pronipote potenziato del fu Microsoft Navision.

In questo articolo, raccontiamo prima cosa significa implementare un nuovo gestionale Enterprise Resource Planning. Poi, descriviamo cosa aspettarsi – con particolare riferimento alle tempistiche – quando l’implementazione si fa per un’azienda che richiede solo la gestione contabile, senza magazzino e produzione.

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Che cosa vuol dire implementare

Il verbo “implementare” è uno dei vocaboli figli e nipoti dell’inglese che sono ormai d’uso corrente in italiano. Deriva, infatti, da “to implement”, che però a sua volta vanta un avo latino, “implere”, che significa “riempire”, ma anche “condurre a termine”.

E infatti, in informatica, “implementare” si usa ogniqualvolta, a partire da un’analisi di dati e processi ed esigenze, viene preparato e strutturato un sistema attraverso fasi di programmazione e test fino al suo avviamento definitivo.

Quando si parla di “implementare un ERP”, che cosa si intende

Nella fattispecie, dunque, implementare un sistema ERP in cloud significa integrare un software gestionale all’interno dell’azienda per ottimizzare i processi operativi. L’obiettivo principale è fornire una piattaforma che centralizzi le informazioni e automatizzi flussi di lavoro nei diversi campi di azione di un’azienda: contabilità, gestione del magazzino e produzione. Il successo dell’implementazione dipende dalla capacità di allineare il nuovo sistema ERP con le esigenze aziendali, le aspettative degli utenti e i requisiti tecnici. È una fase delicata, che si suddivide in alcuni passaggi:

• analisi dei processi;
• migrazione dei dati;
• formazione del personale.

L’implementazione di un software gestionale aziendale richiede, quindi, una pianificazione precisa per evitare interruzioni nelle operazioni quotidiane.

Implementazione ERP: il tempo è denaro

Il tempo è una risorsa preziosa in ogni progetto di implementazione ERP. Ritardi nell’implementazione possono comportare costi imprevisti, oltre a procrastinare i miglioramenti operativi attesi. Pianificare accuratamente le fasi del progetto, garantire la disponibilità delle risorse e assegnare ruoli chiari è essenziale per rispettare le tempistiche. Una gestione efficace dei tempi riduce le spese e permette di ottenere un ritorno sull’investimento più rapidamente: migliora, infatti, produttività ed efficienza dell’azienda nel breve termine. Ogni fase deve essere monitorata per assicurarsi che si svolga senza intoppi.

Quando l’esigenza principale è la gestione della contabilità

L’implementazione ERP è relativamente semplice quando viene fatta per un’azienda che deve gestire esclusivamente i processi contabili. Questo significa che i tempi per arrivare alla messa online si accorciano rispetto a quelli previsti quando ci sono in gioco anche logistica e produzione.

La configurazione si concentra sulla contabilità generale, la gestione delle fatture e i flussi finanziari. Un’azienda che richiede solo funzionalità contabili trae vantaggio dalla centralizzazione dei dati e dalla possibilità di automatizzare operazioni ripetitive, con maggior precisione e rapidità garantite nei processi amministrativi. Naturalmente la cura nell’analisi e nella migrazione dei dati rimane fondamentale per il successo.

Analisi dei processi contabili: il primo passo verso l’implementazione ERP

L’analisi dei processi contabili è il punto di partenza per la buona riuscita dell’implementazione ERP. Questa fase prevede un’attenta valutazione delle attività contabili attuali, dalla gestione delle fatture all’emissione dei report finanziari. L’obiettivo è identificare inefficienze, colli di bottiglia e aree in cui l’automazione può semplificare le operazioni. Sulla base delle criticità individuate, viene configurato il nuovo sistema, in modo che risponda alle necessità specifiche dell’azienda e migliori i flussi di lavoro senza introdurre complicazioni. Una comprensione chiara dei processi esistenti è essenziale per evitare errori e personalizzazioni eccessive.

Configurazione del modulo di contabilità in Dynamics 365 Business Central

La fase analitica è un passaggio imprescindibile per l’implementazione di qualunque software gestionale aziendale. Che cosa viene dopo? Nel caso di una piccola società che deve far fronte alle sole procedure contabili, occorre chiamare in causa gli strumenti che permettono di registrare e monitorare tutti i flussi di entrate e uscite.

In un sistema ERP come Dynamics 365 Business Central, la versione aggiornata e più avanzata del vecchio Microsoft Navision, la configurazione del modulo di contabilità è una fase chiave dell’implementazione. Il modulo permette di gestire in modo integrato tutte le operazioni contabili, dalla registrazione delle transazioni finanziarie fino alla chiusura di bilancio.

Durante la configurazione, vengono impostati i piani dei conti, definiti i parametri di reportistica finanziaria e collegati i dati rilevanti. Un buon set-up permette di automatizzare gran parte delle attività contabili e ridurre il rischio di errori umani, facilitando la riconciliazione tra conti bancari, fornitori e clienti.

La migrazione dei dati contabili: clienti, fornitori e saldi

La migrazione dei dati è una delle attività più delicate nell’implementazione di un ERP come Business Central 365. In particolare, è fondamentale che le informazioni su clienti, fornitori e saldi siano trasferite con precisione dal sistema precedente al gestionale Microsoft nuovo. Errori in questa fase portano a problemi nella gestione finanziaria. La preparazione dei dati deve essere accurata, eliminando duplicati e correggendo eventuali incongruenze. Una migrazione ben eseguita assicura che il nuovo sistema ERP di Microsoft possa funzionare correttamente sin dal primo giorno, senza causare disagi nelle operazioni.

La formazione del personale contabile e amministrativo

Per svolgere le attività quotidiane, il personale contabile e amministrativo deve apprendere come utilizzare il programma ERP in cloud Business Central 365, versione aggiornata e potenziata del precedente Microsoft Navision. Una formazione mirata riduce il tempo necessario per adattarsi al nuovo software gestionale, limita gli errori e aumenta la produttività. È utile organizzare sessioni pratiche e fornire materiale informativo affinché ogni dipendente possa apprendere con gradualità. Coinvolgere attivamente il gruppo di lavoro nella formazione contribuisce a facilitare l’iter di adozione del sistema.

Fattori che influenzano la durata dell’implementazione ERP

La durata di un’implementazione ERP varia in base a diversi fattori. In particolare, sono determinanti la complessità dei processi aziendali, la qualità e la quantità di dati da migrare e la disponibilità delle risorse aziendali coinvolte. Anche il livello di personalizzazione richiesto influisce sui tempi: se prevede soluzioni ad hoc complesse, determina verosimilmente un lavoro protratto per un maggior numero di settimane. Una pianificazione accurata delle fasi di progetto, l’assegnazione di personale dedicato e l’identificazione precoce di eventuali ostacoli consentono di rispettare le scadenze. In ogni caso, un’implementazione frettolosa rischia di compromettere la qualità del risultato.

Tempistiche di implementazione dell’ERP in cloud

Per un’azienda che gestisce solo la contabilità, le tempistiche di implementazione di un sistema ERP come Business Central 365 sono relativamente brevi: dipendono dalla maggiore o minore complessità dei processi contabili e dalla quantità di dati da migrare.  In media, il progetto può essere completato in un lasso di tempo variabile tra uno e tre mesi.

Esistono diverse metodologie d’implementazione che possono influenzare le tempistiche:

• il big bang, tecnica per cui tutti i moduli vengono attivati simultaneamente;
• la serial implementation, in cui i moduli vengono implementati progressivamente.

Un fattore chiave è la qualità dei dati da migrare: un accurato processo di data cleaning riduce gli inconvenienti post-go live. Test rigorosi sono fondamentali per evitare ritardi o errori operativi: garantiscono, infatti, che funzioni principali, come la gestione dei report e delle transazioni, siano pienamente operative al momento della messa online.

Risorse aziendali dedicate: ottimizzare la disponibilità del personale

Per un’implementazione efficiente del gestionale Microsoft – il nuovo Navision ribattezzato “BC365” – è importante che le risorse aziendali siano adeguatamente allocate. Costituire un gruppo di lavoro dedicato, che includa utenti chiave e responsabili dei processi, permette di ottimizzare il flusso delle procedure durante il progetto. Il personale coinvolto deve avere una chiara comprensione dei ruoli e delle tempistiche. Pianificare le attività in base alla disponibilità di ognuno riduce il rischio di interruzioni nel normale svolgimento delle operazioni aziendali. Un buon coordinamento tra consulenti esterni e personale interno è fondamentale per evitare sovraccarichi di lavoro e ritardi.

Test di verifica: garantire corretti processi contabili

I test di verifica hanno lo scopo di verificare che il programma ERP implementato gestisca correttamente i processi contabili. Questa fase include simulazioni di operazioni quotidiane, come l’emissione di fatture e la registrazione di pagamenti, con l’obiettivo di identificare malfunzionamenti ed eliminarli. I test vanno condotti su diversi scenari per garantire che il sistema risponda correttamente a tutte le esigenze contabili. Un collaudo efficace risolve le eventuali criticità prima della messa online in modo da ridurre al minimo il rischio di disservizi dopo l’attivazione del sistema.

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