Il gestionale Microsoft Dynamics Business Central 365 fornisce strumenti e funzioni per monitorare e portare avanti i progetti di un’impresa. Un progetto corrisponde a una commessa che prevede la realizzazione di un prodotto o un servizio. Il project management comprende le attività di pianificazione, controllo e guida dell’avanzamento dei lavori. Si tratta quindi di un sistema di prassi a fondamento della gestione progetti. Un software utile al controllo delle procedure deve essere impostato in modo da avere informazioni e automatismi sempre a disposizione.
Nell’articolo spieghiamo come impostare le schede di gestione progetti nel gestionale Microsoft BC365.
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Che cos’è un progetto nel project management
Definiamo che cos’è un progetto nel project management e perché è collegato alla cosiddetta “commessa”. Un progetto è un insieme di operazioni che devono essere pianificate e realizzate secondo logiche determinate, nel rispetto di limiti temporali, con le risorse disponibili. Alla base della gestione dei progetti c’è la norma UNI ISO 21500, lo standard di qualità in materia. Quando definiscono un “progetto”, le linee guida della UNI ISO 21500 fanno riferimento a una serie unica di processi coordinati tra loro e adeguatamente monitorati. Un fattore fondamentale è la definizione dei risultati da raggiungere, delle tecniche e tecnologie reperibili o già disponibili, e delle risorse da procurare. Per ogni progetto vanno individuati un gruppo di lavoro e una successione di fasi in cui articolare le attività.
Come va impostata una commessa
L’uso del gestionale Microsoft per organizzare i progetti implica che si parta dalle impostazioni della commessa. È importante, infatti, inserire le informazioni di base che riguardano lo specifico progetto da iniziare e monitorare. Occorre aver individuato gli obiettivi da raggiungere e definito la pianificazione delle attività. Questi elementi fanno parte della scheda dedicata all’impostazione della commessa. Successivamente è necessario inserire:
- il prezzo di ciascun articolo;
- il costo delle risorse;
- i dati per la fatturazione.
I passaggi per impostare una commessa in Business Central 365
Il gestionale Microsoft BC365 fornisce strumenti per creare una nuova commessa, funzioni immediate per avviare un progetto e mettere in evidenza i costi corrispondenti. L’interfaccia dedicata al responsabile di progetto, cioè il project manager, permette di consultare l’elenco delle commesse già registrate nel software ERP. Se ancora non sono state inserite commesse, la piattaforma Microsoft mostra due esempi preimpostati da cui partire.
Ecco i primi “passi” per inserire una commessa nuova:
- Sulla barra degli strumenti in alto cliccare “New” per creare la nuova commessa.
- Inserire la descrizione del progetto.
- Inserire l’anagrafica del cliente.
- Nel campo corrispondente al ruolo, scegliere l’opzione “project manager”.
A ogni nuova commessa Business Central 365 assegna un numero identificativo.
Dopo aver compilato i campi con le informazioni di base, occorre passare alla compilazione della riga “Job task”: si tratta di esplicitare i risultati previsti, i “task”, gli obiettivi. A una commessa possono corrispondere più task individuati attraverso una sequenza numerica che il responsabile di progetto definisce quando crea la commessa. Per esempio, la figura professionale di riferimento potrebbe decidere di individuare il task 100, il task 101, il task 102 e così via.
Lo strumento “righe di pianificazione della commessa”, in inglese “Job Planning Line”, consente di inserire dati e informazioni relativi al budget. Si accede a questa funzione dalla barra di menu in alto. Ogni riga corrisponde a un prodotto o a un servizio e può essere classificata come “budget” o “fatturabile”, o in entrambi i modi.
Nella scheda “Task commessa” sono disponibili le informazioni su quanto è già stato fatturato in un progetto e quanto deve ancora essere fatturato. Ci sono quindi tutti i dettagli per evitare di sforare il budget prefissato.
Nella pagina di risorse visuali del nostro sito, scorri fino alla sezione “project management” e trovi il video dedicato all’impostazione dell’area gestione progetti.
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Prezzi fissi
Nelle attività commerciali ci sono prezzi fissi che vanno gestiti come vere e proprie costanti. Spesso le imprese concordano con l’azienda acquirente una somma definita per determinati beni e servizi, prima di iniziare il lavoro effettivo. In questo modo, è più semplice gestire la fatturazione delle attività. Un software ERP come il gestionale Microsoft Dynamics Business Central 365 rappresenta uno strumento di prima scelta per organizzare eventualità del genere. Infatti, attraverso le funzioni disponibili è possibile inserire tutti quelli che sono prezzi fissi prestabiliti. Allo stesso tempo, è prevista l’opzione adatta a gestire procedure e attività extra che non rientrano in quanto preventivato.
Copia delle informazioni
Per esser tempestivi nel far fronte alle diverse procedure, la disponibilità di dati e informazioni è un vantaggio competitivo. Così è spesso utile creare delle copie. Tra le funzioni del gestionale Microsoft BC365 ci sono diversi possibili modi in cui effettuare copie di dati da rendere disponibili per nuove esigenze. Per esempio, è semplice trascrivere digitalmente le informazioni relative a una commessa in un’altra. Altre operazioni disponibili sono la copia di una singola riga che specifica aspetti della pianificazione delle attività e la copia di prezzi particolari.
Come copiare i task di una commessa per crearne una nuova
Il gestionale Microsoft mette a disposizione dati e informazioni già inseriti per rendere più veloci le attività. Spieghiamo brevemente come copiare i task di una commessa in una nuova. Questa “trascrizione” automatica risulta spesso necessaria ed evita di spendere tempo in un nuovo inserimento di dati. Anche in questo caso, si usa lo strumento “New” che permette la creazione di una nuova commessa dall’interfaccia del project manager. È necessario però seguire le indicazioni della guida al set up assistito. Business Central 365 assegna un numero identificativo alla commessa in automatico.
Il responsabile di progetto deve solo inserire una descrizione delle attività e i dati del cliente. Nella schermata successiva ha la possibilità di selezionare la precedente commessa, da cui copiare i task, attraverso il codice corrispondente. Per riutilizzare nella nuova commessa solo alcuni task, bisogna inserire il numero corrispondente di ciascuno. Se serve copiare tutti i task, i campi della scheda possono essere lasciati vuoti.
Nella sezione del nostro sito con le risorse visuali, scorrendo la pagina, trovi un video di approfondimento su come impostare le schede per la gestione progetti in BC365.
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Pagamenti a rate
Quando le commesse sono complesse e onerose richiedono un esborso cospicuo da parte dell’azienda cliente. In questi casi, vengono concordati con l’impresa fornitrice pagamenti rateali. I versamenti delle rate possono essere gestiti attraverso il software ERP Business Central 365. Occorre impostare l’opzione e definire l’importo delle rate. Le informazioni inserite servono per effettuare la fatturazione di ciascuna entrata e per gestire la contabilità relativa alla rateizzazione.
Assegnazione dei ruoli
Ogni progetto viene pianificato attraverso l’individuazione di fasi consecutive o contemporanee. C’è un gruppo di lavoratori e lavoratrici che svolgono le operazioni corrispondenti a ciascun passaggio dei processi. Dunque, è auspicabile chiarire quali sono le mansioni di ogni persona che partecipa al raggiungimento dei risultati finali. Per questo all’interno del gestionale Microsoft è possibile assegnare i ruoli di responsabile di progetto e di componente del gruppo di lavoro.
