ERP software selection e TCO: total cost of ownership e gestionale

Non si possono fare i conti senza l’oste, e nella gestione d’impresa l’oste spesso assume l’incorporea e intransigente consistenza dei costi: così, nella ERP software selection, il TCO – total cost of ownership – è un elemento imprescindibile per fare la scelta giusta.

Ma di che cosa si tratta?

Per capirlo, bisogna chiarire quali spese un’azienda deve affrontare nell’acquisizione di una risorsa strategica come un gestionale aziendale on-premise o in cloud: vanno chiarite le spese manifeste e le spese “nascoste”, che spesso non sono prese in considerazione in prima battuta.

In più, occorre evidenziare l’importanza del processo decisionale che porta alla determinazione del programma adatto alla propria impresa e non dimenticare i rischi possibili.

Nell’articolo, dunque, raccontiamo del TCO, spiegando l’acronimo e il suo significato esteso alla pratica decisionale.

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TCO: significato dell’acronimo

Come accennato all’inizio, “TCO” è un acronimo che sta per “total cost of ownership”, cioè in italiano “costo totale di proprietà”.

L’espressione si potrebbe forse tradurre meglio con “costo totale del possesso” della risorsa cui si fa riferimento.

Infatti, il TCO non è banalmente sovrapponibile al prezzo di un bene, ma rappresenta il risultato di una misurazione più complessa.

Nel nostro caso, il total cost of ownership – TCO, per chi ama gli acronimi – è riferito nella fattispecie al programma ERP che un’impresa sceglie di utilizzare, on-premise oppure in cloud.

Il processo di ERP software selection

La valutazione del TCO si inserisce nel processo di ERP software selection, l’insieme di valutazioni che vengono fatte per scegliere il programma gestionale più adatto a un’impresa.

L’iter della software selection comprende diverse fasi, tra cui la scelta del fornitore, la definizione dei requisiti indispensabili e la valutazione delle demo.

Le caratteristiche specifiche del software da prendere in considerazione sono:

• funzionalità;
• assistenza tecnica;
• scalabilità;
• affidabilità.

Il TCO è un parametro essenziale per la fase dell’analisi dei costi, un passaggio imprescindibile della software selection.

Costi diretti e indiretti

Il costo totale del possesso di un software ERP comprende costi diretti e costi indiretti: i primi sono facilmente individuabili; i secondi, invece, possono sfuggire in una valutazione poco approfondita.

Un’omissione del genere, nel lungo periodo, finisce per costituire una minaccia alla redditività dell’azienda.

Tra i costi diretti ci sono:

• il prezzo della licenza;
• le spese di manutenzione;
• i costi di implementazione e installazione del software;
• gli oneri relativi alla formazione del personale.

I costi indiretti comprendono:

• gli add-on eventualmente necessari;
• i moduli aggiuntivi da integrare nel programma;
• le flessioni di fatturato e produttività durante il periodo di addestramento del personale;
• eventuali modifiche implementate in corso d’opera rispetto al progetto di partenza;
• le integrazioni con altri software;
• le personalizzazioni;
• le modifiche dopo la messa online;
• aggiornamenti e patch correttive.

Qual è il ruolo del total cost of ownership nell’ERP software selection

Il TCO, total cost of ownership, ha un ruolo centrale nella selezione del programma ERP più adatto alla propria società: permette, infatti, di evidenziare un quadro dettagliato e definito di tutti i costi da sostenere nell’acquisizione della risorsa.

Permette all’impresa di avere un riferimento affidabile sull’impatto economico dell’acquisizione del software ERP aziendale.

Mette in luce tutte le sue implicazioni sul piano economico nel breve termine e nel lungo termine.

Come si ottiene il TCO, total cost of ownership

Ma, dunque, quali voci vanno a far parte del total cost of ownership, o TCO?

Qui sotto elenchiamo nel dettaglio tutte le voci di spesa che compongono il TCO.

Licenze

Il costo diretto per eccellenza è quello delle licenze.

Varia in base al fatto che il programma sia acquistato in versione on-premise oppure in cloud.

Altri aspetti che lo influenzano sono il modello di licensing e il numero di add-on e moduli opzionali.

Manutenzione

Le spese di manutenzione riguardano principalmente le licenze on-premise ed è proporzionale al loro numero.

Comprende gli aggiornamenti della casa di produzione e il relativo servizio di intervento per risolvere criticità.

Un software gestionale in cloud, invece, comprende ogni aspetto delle operazioni di manutenzione nel canone di sottoscrizione.

Implementazione

Le spese di implementazione sono il corrispettivo dovuto al fornitore per la fase di installazione del gestionale, la sua parametrizzazione e infine la sua corretta configurazione.

Dipendono dalle dimensioni dell’impresa che ha acquistato il software, dal fatturato e dal numero di dipendenti.

Sono dunque proporzionali alla complessità del business e dell’organizzazione.

Inoltre, sono influenzate dalle presenza o meno di una figura professionale IT in grado di interfacciarsi con i system integrator.

Customizzazioni

Ogni programma ERP aziendale va personalizzato in base alle specifiche esigenze dell’azienda.

Le personalizzazioni hanno naturalmente un prezzo e non tutte sono prevedibili e preventivabili al momento dell’acquisizione del nuovo programma.

Assistenza tecnica

Il costo dell’assistenza tecnica deve essere attentamente valutato sulla base di questi elementi:

• tariffe professionali richieste;
• rapidità dell’intervento;
• qualità nella gestione e risoluzione di eventuali problemi o anomalie.

Software esterni

Il costo di integrazione dell’ERP con software esterni è diventato sempre più comune, poiché molte aziende utilizzano un ampio ventaglio di soluzioni software.

Affinché queste soluzioni possano apportare il massimo valore, è necessario che siano in grado di scambiare dati e informazioni con l’ERP.

Il costo di queste integrazioni varia in base alla capacità dei software di interconnettersi e all’esperienza dei system integrator coinvolti.

Infrastrutture

I software ERP funzionano con specifici requisiti tecnici che riguardano le caratteristiche dei server, la dimensione dei datastore, le prestazioni della rete e tutti gli hardware richiesti per il funzionamento ottimale del sistema.

I requisiti tecnici possono cambiare in base alla crescita dell’azienda, quindi è fondamentale considerare anche le esigenze future che interverranno successivamente al Go Live.

Migrazione

Il costo della migrazione rappresenta l’investimento necessario per trasferire dati e informazioni dal sistema precedente al nuovo ERP.

Questo processo comporta non solo il costo del lavoro del system integrator, misurato in giornate, ma anche l’impatto sulle ore lavorative del personale interno, che potrebbe essere coinvolto nel fornire assistenza o indicazioni durante la migrazione.

Formazione

I costi di formazione per familiarizzare gli utenti con il nuovo sistema ERP possono avere un impatto significativo sull’azienda: include sia le spese dirette per le giornate di consulenza esterna sia i costi indiretti dovuti alla perdita di produttività dei dipendenti durante la formazione.

Il livello di competenza digitale dei dipendenti è un fattore chiave che ne influenza l’entità.

Aggiornamenti

Per mantenere l’ERP al massimo delle prestazioni, è essenziale eseguire regolari aggiornamenti, implementare le patch e le nuove funzionalità.

Così, devono essere presi in considerazione i costi delle eventuali licenze aggiuntive richieste e il tempo di lavoro di tecnici e consulenti coinvolti.

Un altro aspetto rilevante sul piano dei costi è il possibile acquisto di hardware o software correlati necessari per completare gli aggiornamenti.

Altri aspetti da tenere in considerazione nell’uso del TCO

L’utilizzo del total cost of ownership (TCO) nella selezione di un software gestionale è utile, ma complesso.

Se il TCO non è calcolato accuratamente, può condurre a decisioni sbagliate.

Per evitarle, è importante considerare alcuni aspetti che riportiamo qui di seguito.

Occhio all’inflazione

Uno dei fattori da includere nel calcolo del TCO è l’inflazione.

È difficile prevederne con precisione il tasso futuro a causa delle incertezze economiche, ma non considerarlo porta a stime fuorvianti.

Una buona pratica è utilizzare il tasso medio d’inflazione del proprio paese su un lungo periodo per migliorare l’accuratezza del calcolo.

Voci di costo non considerate

Durante la valutazione dei costi, è facile trascurare alcune componenti, specialmente nei progetti di ERP più complessi.

È essenziale rivedere con attenzione il piano del progetto, la sua portata e il coinvolgimento degli specialisti per garantire che tutte le voci di costo siano correttamente contabilizzate.

Per scegliere un ERP, servono diversi criteri di valutazione

È importante ricordare che il TCO non dovrebbe essere l’unico criterio di valutazione per scegliere un nuovo programma ERP.

Bisogna considerare la qualità del software, la sua compatibilità con l’organizzazione e le competenze del system integrator.

La scelta deve tenere conto di un insieme di fattori, tra cui l’esperienza nel settore e la capacità di fornire supporto tecnico adeguato.

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