Come migliorare l’efficienza operativa con Copilot e BC365

L’integrazione di Copilot nel software gestionale Microsoft Business Central 365 dà tante nuove possibilità a chi si domanda come migliorare l’efficienza operativa aziendale.

Ogni business implica tutta una serie di attività accessorie rispetto al cuore della propria proposta commerciale ma necessarie: contabilità, amministrazione, marketing, assistenza in fase di prevendita e postvendita.

Un’impresa impiega molte risorse per farvi fronte.

Ed è proprio qui che si apre lo spiraglio che fa entrare l’AI, l’intelligenza artificiale, direttamente dalla porta principale.

L’obiettivo dell’uso di questo strumento è semplificare e accelerare i processi, lasciando tempo, risorse ed energie a disposizione del core business.

Insomma, intelligenza artificiale e business vanno d’accordo perché la prima permette di far più cose con meno.

Ma come?

Lo vediamo nei prossimi paragrafi.

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Intelligenza artificiale per le imprese

“AI” non è un’esclamazione di disdetta, ma l’acronimo di “Artificial Intelligence”, che in italiano diventa “IA”, “intelligenza artificiale”.

Ormai da tempo se ne parla.

Tra detrattori e detrattrici, entusiasti ed entusiaste, senz’altro il primo passo per smarcarsi è capire come migliorare l’efficienza operativa utilizzando gli strumenti dell’intelligenza artificiale in azienda.

Per usare Copilot di Microsoft occorre prima di tutto aver a disposizione l’ERP in cloud Business Central 365 nella versione 23.1 o in una delle successive.

Per chi adopera il programma gestionale dell’azienda di Redmond in queste modalità, le funzioni della AI di Copilot sono attive come impostazione predefinita.

Dunque, la tavolozza dei colori è a portata di click. Ma vediamo ora per che cosa utilizzarla e come.

Che cosa si intende per efficienza operativa di un’azienda

Lo scopo di uno strumento di intelligenza artificiale conversazionale come Copilot è aumentare l’efficienza operativa in azienda.

Quando si parla di efficienza operativa in azienda, il riferimento va alle modalità in cui vengono utilizzate le risorse disponibili: un’organizzazione efficiente ottiene dalle risorse disponibili il miglior risultato possibile con il minor dispendio possibile di tempo e di soldi.

È questione, insomma, di ottimizzare il lavoro del personale, il consumo di materiali, l’allocazione dei budget ecc.

Come si misura l’efficienza operativa

Non c’è un unico modo per misurare l’efficienza operativa di un’azienda.

Molto dipende dal settore e dallo specifico core business dell’impresa: l’operatività di valutazione dell’efficienza è diversa, per esempio, tra un’organizzazione che produce effettivamente e un’organizzazione che offre servizi.

Entrano in gioco i cosiddetti KPI, cioè indicatori chiave di prestazione, in inglese “Key Performance Indicators”.

Si tratta di misurazioni che fanno da cartina tornasole dell’efficacia con cui un’azienda si muove verso i suoi obiettivi.

Alcuni KPI che possono essere considerati nel soppesare l’efficienza operativa aziendale sono:

• • • percentuale di processi portati a termine nel tempo prestabilito;
    • tempo di ciclo per ciascun cliente, ovvero in quanto tempo un cliente ottiene il prodotto o il servizio richiesto;
    • percentuale di prodotti con difetti e scarti;
    • costo calcolato per ciascuna unità di prodotto o servizio fornito.

Che cos’è Copilot

Copilot è una soluzione basata sull’intelligenza artificiale conversazionale che funziona come un vero e proprio assistente virtuale.

Frutto della collaborazione tra Microsoft e OpenAI, la società che ha creato ChatGPT, Copilot utilizza un’interfaccia da chat e modelli linguistici LLM, Large Language Models.

Si integra alle diverse applicazioni fornite da Microsoft, tra cui il gestionale Business Central 365, e permette di aumentare la produttività.

In più, è conforme alle norme di sicurezza informatica e di tutela della privacy di cittadini e cittadine.

A che cosa serve Copilot

In soldoni, quindi, a che cosa è utile Copilot?

Perché il suo utilizzo può essere effettivamente un vantaggio strategico?

Il degno rappresentante Microsoft dell’intelligenza artificiale, ha applicazioni che convergono tutte sostanzialmente a un unico e importante traguardo: velocizzare e semplificare le attività che non hanno un intrinseco valore aggiunto per l’impresa.

Quindi, nel particolare, Copilot serve a

• • • rendere semplici e automatiche le operazioni ripetitive;
    • migliorare la qualità dei servizi di assistenza ai clienti;
    • far previsioni sulle possibili criticità del mercato.

Tutti questi aspetti riportano al tema dell’efficienza operativa: Copilot diventa un ingrediente indispensabile per avvalersi delle risorse disponibili in modo efficiente, cioè massimizzando il risultato e riducendo costi e tempi.

Vantaggi dell’integrazione tra Copilot e Business Central 365

Copilot interviene nelle tre macro-aree elencate sopra – automatizzazione, customers support, analisi del contesto –  proprio grazie all’integrazione con il software ERP Business Central 365.

Infatti, è proprio in questa modalità che l’intelligenza artificiale per aziende di Copilot accede al gran numero di dati necessari a sostenere l’efficienza operativa.

Grazie a informazioni e algoritmi, Copilot esegue automaticamente le attività di routine, dà rapidamente ai clienti risposte personalizzate, effettua valutazioni predittive che favoriscono il decision making proattivo.

Dunque, in sintesi, i vantaggi dell’unione tra Copilot e BC365 sono:

• • • incremento considerevole della produttività;
    • riduzione dei costi;
    • maggior soddisfazione dei clienti;
    • maggior soddisfazione di lavoratori e lavoratrici che possono dedicarsi ad attività creative e a reale valore aggiunto.

In azienda Copilot aiuta con l’intelligenza artificiale: esempi da considerare

Come Copilot può essere utile in azienda grazie alla sua intelligenza artificiale? Gli esempi sono numerosi.

Ne riportiamo qualcuno che ha a che fare con imprescindibili funzioni di ogni impresa ma non direttamente collegate al core business.

Copilot scrive descrizioni di prodotti in pochi secondi

L’integrazione di Copilot nel programma gestionale Microsoft BC365 è utile, per esempio, a ottenere in pochi secondi descrizioni di prodotti per offerte, e-commerce o iniziative di marketing.

Infatti, Copilot accede alle informazioni inserite nel database del software ERP come dimensioni, materiale, colore e altre caratteristiche degli oggetti da considerare.

Grazie ai modelli linguistici che utilizza, l’assistente virtuale realizza testi descrittivi della lunghezza richiesta e caratterizzati dal tone of voice desiderato.

Testi per il marketing pronti in uno schiocco di dita

Copilot è un valido aiutante anche per scrivere email commerciali e testi per newsletter.

Infatti, interrogato utilizzando il semplice linguaggio naturale, l’assistente virtuale risponde con spunti che possono accendere la “vena creativa” e far superare il cosiddetto “blocco dello scrittore” (o della scrittrice).

Copilot può continuare il testo di un’e-mail già iniziata, trovare e correggere gli errori, tradurre un brano in un’altra lingua.

Usare Copilot per l’assistenza ai clienti

L’intelligenza artificiale di Copilot potenzia anche il servizio di assistenza ai clienti.

Infatti, può dare in pochissimi secondi risposte in chat o via e-mail alle domande di chi ha acquistato un prodotto o un servizio o vorrebbe acquistarlo.

Basta creare agenti virtuali, Power Virtual Agents, grazie alle potenzialità di Azure OpenAI Service e Bing.

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