Tante strade diverse portano al traguardo. C’è quella diretta, c’è quella a zig zag, quella che segue il passo del gambero e un’altra che la prende con calma. Dunque, i responsabili della gestione aziendale si domandano come fare project management nel modo più efficace. L’obiettivo è ottimizzare le attività e migliorare il più possibile l’efficienza.
Cerchiamo quindi di illustrare quali sono i principali concetti e strumenti di project management, facciamo una breve panoramica su come gestire un progetto. Ne individuiamo le diverse fasi e, infine, indichiamo il software per la gestione di progetti che potrebbe essere utile a piccole e medie imprese, e anche a società strutturate.
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Sommario
Come fare project management: consigli e strumenti
Concetti e strumenti di project management: le basi per far bene
Cosa si intende per project management?
Gli attori in campo nel project management
Le parti interessate nella gestione di progetti
Le risorse disponibili per la gestione di un progetto
Chi ha tempo, lo organizzi al meglio
Ogni attività dipende dalle altre
Microsoft Dynamics 365 Business Central: software per gestione progetti
Dynamics Consult: software di project management e assistenza
Concetti e strumenti di project management: le basi per far bene
La gestione dei progetti rappresenta un po’ un passaggio critico dal disordine all’ordine. E si tratta quasi del cammello che trotta attraverso la cruna di un ago. Ma grazie a consolidati concetti e strumenti di project management le pressioni del fare e le necessità dell’organizzazione possono trovare un punto d’incontro. Una volta acquisite le nozioni di base del project management, le strettoie che sembravano impossibili si tramutano in porte monumentali. Così diventa facile comprendere come gestire un progetto senza intoppi.
Cosa si intende per project management?
Spesso occorre partire da una definizione. Dunque, vediamo di chiarire cosa si intende per project management. L’espressione anglosassone, che può essere tradotta in italiano con “gestione di un progetto”, è mutuata dall’ingegneria gestionale e dall’economia applicata alla gestione d’impresa. Fa riferimento a competenze, tecniche, strumenti e sapere utilizzati per affrontare un progetto, individuarne gli obiettivi, le fasi operative e le modalità di esecuzione, nel rispetto di determinate condizioni.
Gli attori in campo nel project management
Per capire cosa si intende per project management, bisogna anche domandarsi chi sono i protagonisti dei processi che portano dall’inizio alla fine la gestione di un progetto. A seconda della sua complessità e portata, i diversi processi coinvolti vengono organizzati e monitorati da uno o più project manager. Si tratta di figure professionali responsabili delle fasi che devono essere affrontate per raggiungere i risultati prestabiliti.
Le parti interessate nella gestione di progetti
Le fasi e i processi della gestione di progetti più o meno articolati implicano la presenza di parti interessate, chiamate spesso “stakeholder”. Si tratta di persone o enti o gruppi che subiscono ripercussioni positive o negative a seconda dell’andamento della pianificazione del progetto. Sono sottoposti alle conseguenze della sua riuscita o del suo eventuale fallimento. Beneficiano del successo dell’iniziativa, ma subiscono perdite in caso di insuccesso.
Le risorse disponibili per la gestione di un progetto
Quando si parla delle risorse necessarie e disponibili per l’attuazione di un progetto, vengono presi in considerazione diversi fattori. Le prime risorse essenziali per la gestione di un progetto sono le persone che hanno le competenze e le capacità per lavorarci. Poi ci sono le risorse immateriali come il tempo che serve ad approntare ed eseguire ogni fase del progetto. Infine, devono essere annoverati tra le risorse anche gli investimenti da sostenere, le attrezzature indispensabili e le eventuali materie prime.
Come gestire un progetto
Dopo aver fornito alcuni ragguagli sui numerosi aspetti che entrano in gioco nel project management, addentriamoci nell’intricata questione di come gestire un progetto. L’idea di base per averla vinta su qualsiasi incombenza, o quasi, è che ogni attività complessa rappresenta un insieme di sotto attività che vanno distinte. Possono essere identificati tre nodi fondamentali nella gestione dei progetti: l’organizzazione del tempo disponibile, le correlazioni tra i diversi compiti da svolgere, e il cosiddetto “triangolo di ferro”.
Chi ha tempo, lo organizzi al meglio
Una buona pianificazione del progetto fa i conti con una variabile di importanza fondamentale: il tempo. Infatti, sapere quante ore occorre preventivare in corrispondenza di ogni compito serve a capire quali sono i costi e quanto bisogna fatturare. È importante adottare sistemi per tracciare ogni operazione e individuare le possibili ottimizzazioni da effettuare.
Ogni attività dipende dalle altre
In ogni progetto, le numerose operazioni necessarie al raggiungimento degli obiettivi sono in relazione tra loro. Dipendono una dall’altra in modi diversi: per iniziare alcune attività, è necessario averne iniziate altre; oppure è necessario che altre attività siano completate. Si verifica anche il caso di processi che devono iniziare o terminare contemporaneamente. Il caso più raro, invece, è costituito da operazioni che per essere completate richiedono che ne vengano iniziate altre.
Il triangolo di ferro
Per dare una spiegazione esaustiva di come gestire un progetto, ci viene in aiuto l’idea del “triangolo di ferro”, chiamato anche “triplice vincolo”. Tecniche e strumenti di project management si basano proprio su questa rappresentazione. Ciascun lato della figura geometrica corrisponde a una delle variabili fondamentali da considerare per gestire progetti: i risultati attesi nel campo di riferimento in cui si opera, il tempo necessario per dare avvio e completare il progetto, le spese da sostenere per attrezzature, materiale e costo del lavoro.
Fasi di un progetto
Ogni progetto per essere gestito in modo strategico ed efficiente viene suddiviso in diverse fasi. Tendenzialmente si fa riferimento a cinque stadi nell’avanzamento delle iniziative di business.
- Fase di avvio del progetto
Inizialmente è necessaria un’analisi che metta in evidenza quali risultati aspettarsi dal progetto, la sua fattibilità e gli eventuali limiti, i partner con cui effettuare le attività. - Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto avviene sia sul piano dell’organizzazione temporale sia sul piano del reperimento del materiale e degli strumenti per far fronte a tutte le operazioni necessarie. - Svolgimento dei processi
Dopo aver terminato la fase di analisi iniziale e quella relativa alla programmazione, si passa all’effettiva esecuzione delle attività previste per il raggiungimento degli obiettivi. - Attività di monitoraggio
Durante l’esecuzione dei compiti prefissati per arrivare al traguardo, vengono realizzati controlli sui risultati parziali. - Conclusione del progetto
Quando tutte le attività che afferiscono a un determinato progetto sono completate, si procede a valutare i risultati.
Microsoft Dynamics 365 Business Central: software per gestione progetti
Microsoft Dynamics 365 Business Central: software per gestione progettiLa piattaforma Microsoft Dynamics 365 Business Central funziona anche come software per la gestione dei progetti. Rende disponibili, infatti, tutte le funzioni di un vero e proprio programma per il project management. All’operatività quotidiana dei responsabili aziendali e ai collaboratori offre moduli per il calcolo del WIP, per gestire la suddivisione delle attività sulla base delle risorse disponibili, per tracciare le ore dedicati a ogni compito e registrare tutti i dettagli pertinenti alle commesse.
Dynamics Consult: software di project management e assistenza
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