Migrazione al cloud dell’ERP legacy: consigli per far bene

Non sono rondini, sono applicazioni. E quando si tratta di un sistema ERP legacy, la migrazione al cloud è una faccenda parecchio delicata. L’insieme di interventi che la costituiscono fa parte del percorso di rinnovamento digitale che interessa tutti gli attori del mercato. In particolare, nel contesto odierno assume sempre più importanza perché consente una gestione più sicura e flessibile delle attività. Nell’articolo cerchiamo di chiarire che cosa significa effettuare una migrazione al cloud, in particolare in riferimento alle piattaforme gestionali. Approfondiamo gli aspetti critici delle procedure implicate ed elenchiamo alcuni consigli utili per fare bene.

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Che cosa si intende per migrazione al cloud

Vediamo che cosa si intende con l’espressione “migrazione al cloud”. Non si tratta di spiccare il volo verso una nuvoletta, ma di un trasferimento di risorse informatiche nel cloud: database, software e processi. Le operazioni di migrazione alla nuvola tecnologica non riguardano esclusivamente i software gestionali. Infatti, l’operazione può coinvolgere anche altri tipi di applicativi. In tutti questi casi, dati, programmi e processi di un’infrastruttura obsoleta, oppure on premise, vengono trasferiti in grandi datacenter. Si parla di “migrazione cloud” anche quando lo spostamento delle risorse digitali avviene tra due cloud diversi.

Che cosa vuol dire “sistema legacy”

Con le parole “sistema legacy” si fa riferimento a un software o un componente obsoleto, andato fuori commercio. In inglese “legacy” significa “eredità, retaggio, lascito”. Un ERP legacy è un programma enterprise resource planning vecchio. Alcune aziende mantengono sistemi ormai superati per limitare le spese: hanno sostenuto costi elevati per implementarli e ne dovrebbero sostenere altri con le procedure della migrazione.

Perché la migrazione dell’ERP in cloud è un’operazione delicata

La migrazione del software gestionale in cloud è un intervento delicato, come un’operazione di chirurgia complessa dell’informatica. Infatti, se le operazioni vengono effettuate in modo scorretto, l’impresa rischia di perdere dati e informazioni importanti. I rischi collegati alle procedure per trasferire database e software al cloud derivano da errori che riguardano le specifiche, l’esecuzione oppure gli stessi dati. Per evitare di perdere risorse, tutto deve essere eseguito secondo una pianificazione definita, garantendo la possibilità di ripristinare il sistema a uno stato precedente.

I vantaggi della migrazione al cloud

Tutti parlano di cloud, della nuvola tecnologica e dei servizi SaaS, software as a service. Ma quando occorre affrontare una migrazione, con tutte le sue criticità, è importante ribadire quali sono i vantaggi che questa innovazione ci offre. Avvalersi della tecnologia del cloud computing significa beneficiare di una maggiore flessibilità della propria infrastruttura. Inoltre, grazie all’uso del cloud e di piattaforme SaaS, è possibile monitorare i costi e contenerli sulla base delle esigenze cui rispondere in ogni momento.

Scalabilità e prestazioni

Altri miglioramenti che la migrazione al cloud introduce per aziende sulla strada della trasformazione digitale sono scalabilità e prestazioni più elevate. Infatti, le risorse di un sistema SaaS si adeguano facilmente alle necessità contingenti dell’impresa: possono essere aumentate o diminuite in modo semplice, senza che ci sia bisogno di investire in hardware o software on premise. Così anche i risultati in termini di prestazioni sono di livello più alto.

Altri benefici del trasferimento di risorse al cloud

Un sistema ERP in cloud offre anche altri benefici accessori, che fanno la differenza. Con un software gestionale disponibile come servizio SaaS, l’impresa cliente si avvantaggia di tutte le nuove funzionalità che man mano vengono introdotte. In più ha la garanzia di utilizzare un sistema sempre conforme alle normative vigenti, protetto dalle migliori tecnologie di sicurezza informatica e adatto a trattare dati eterogenei provenienti da fonti diverse.

Come far bene la migrazione dell’ERP in cloud

Come realizzare la migrazione al cloud del proprio sistema ERP legacy o on premise in modo sicuro e corretto? Ci sono alcune pratiche raccomandabili per procedere senza passi falsi e portare a termine con successo il trasferimento di software, dati e processi nel cloud. Si tratta di programmare bene ogni aspetto dell’operazione, dall’individuare tutto ciò che va trasferito al pianificare tempi e modi delle diverse attività. Elenchiamo qui sotto consigli ed elementi da tenere in considerazione.

Prevedi cosa potrebbe andare storto

Prevenire è meglio che curare. Dunque, un ottimo punto di partenza nella pianificazione degli interventi per migrare l’ERP al cloud è prevedere quali problemi potrebbero emergere durante le procedure. Per rendersi conto di quali sono le maggiori criticità tecniche è bene che avvenga un confronto tra responsabile IT, personale del reparto informatico, manager e utenti. Infatti, è necessario individuare eventuali incertezze sulla sicurezza, la rete, il backup e la privacy. In concomitanza, deve anche essere formulata una valutazione di costi prevedibili e costi imprevisti.

Programma la possibilità di un ripristino d’emergenza

Una volta chiariti i possibili intoppi nelle operazioni di trasferimento del gestionale alla nuvola, è importante pianificare vie d’uscita: prima tra tutte le soluzioni d’emergenza è ripristinare dati e applicazioni. È importante poter tornare allo stato precedente del sistema in qualsiasi momento. Questo aspetto rappresenta il cuore di una strategia ben progettata che prevenga il rischio di perdere dati e informazioni strategiche per l’azienda. Con la possibilità di effettuare un ripristino, anche in caso di errore, si rimedia tornando al passaggio precedente.

Com’è la cultura aziendale

Non sono da valutare solo gli aspetti tecnici implicati nella migrazione del software gestionale al cloud. Devono essere considerate anche le caratteristiche della cultura aziendale. Ogni impresa è diversa. Nella migrazione del software gestionale al cloud sono coinvolte sia le figure professionali del reparto tecnico, sia i manager e le manager, sia il personale che effettivamente utilizza nella quotidianità del lavoro gli strumenti informatici. Dunque, è necessario che ci sia un approccio collaborativo e venga garantita una buona comunicazione interna su tutti gli aspetti cruciali.

Progetta ogni operazione

C’è il piano A e c’è il piano B. Se ti occupi della migrazione al cloud di un ERP legacy hai bisogno anche del piano C, D, E… forse anche dello Z. Infatti, per effettuare la completa migrazione del software gestionale in cloud per un’impresa media o grande ci vuole molto tempo. Deve essere individuata una pianificazione per migrare gli applicativi, ma va stabilito un programma anche per i database e gli incontri sulla formazione. Altri aspetti critici che richiedono valutazioni specifiche sono il monitoraggio e gli interventi di manutenzione, il networking e la sicurezza informatica.

L’inventario di tutto quello che c’è da migrare

Prima di procedere operativamente alla migrazione in cloud dell’ERP legacy o on premise vanno elencate e registrate le applicazioni che saranno oggetto della procedura. Allo stesso modo, vanno individuati e registrati i dati coinvolti e tutte le risorse che devono essere spostate. Insomma, è come avere ben chiaro cosa c’è nell’armadio prima di fare il cambio di stagione. Di ogni elemento bisogna conoscere posizione, formato, e tempistiche dello spostamento. Vanno anche individuati i dati storici da archiviare, stabilendo per quanto tempo conservarli.

Quante sono le fasi della migrazione

Il lungo e articolato processo di trasferimento di dati, app e processi al cloud può avvenire in una o due fasi. Nel primo caso, si procede alla migrazione in cloud attraverso un’unica fase che coincide con l’aggiornamento di tutte le app nel passaggio alla “nuvola”. Nel secondo caso, spesso considerato più vantaggioso, prima vengono migrate le app su una piattaforma cloud. Poi, in una seconda fase, le applicazioni vengono riscritte in modo da avvantaggiarsi di tutti gli aspetti positivi dell’uso di un’app cloud nativa.

Procedi un passo alla volta: e fai prima quelli piccoli

Quando si ha tanto da fare, è bene scomporre la “montagna” in tante piccole colline per evitare di perdersi o farsi prendere dallo sconforto. Lo stesso vale anche per l’avventura del trasferimento del software gestionale in cloud. Nella migrazione dei dati dell’ERP al cloud occorre affrontare prima le collinette a piccoli passi: è bene partire a spostare nella nuvola le applicazioni che presentano meno aspetti critici.

Un programma di formazione del personale

La migrazione dell’ERP legacy o on premise al cloud comporta la necessità di prevedere momenti formativi per collaboratrici e collaboratori che fanno uso dell’infrastruttura informatica. Possono essere previsti incontri in presenza o online, a seconda delle possibilità offerte dal contesto. Occorre rendere disponibile del materiale informativo che il personale possa consultare in qualsiasi momento. Ma la formazione non finisce mai perché periodicamente le innovazioni dei servizi SaaS richiedono un aggiornamento di conoscenze e pratiche.

Rendere automatizzato tutto quel che si può

Alleati importanti per i tecnici impegnati nel realizzare e monitorare la migrazione dei dati dell’ERP in cloud sono gli strumenti che automatizzano processi. Sono disponibili numerosi tool per rendere automatico lo spostamento delle informazioni, così come il backup, il ripristino in caso di emergenza e l’esecuzione di test di controllo.

Reti e sicurezza informatica nella migrazione al cloud

Una piattaforma gestionale ERP in cloud è accessibile a collaboratori e collaboratrici da qualsiasi dispositivo, ovunque si trovino. Per garantire questa possibilità senza rischi per la sicurezza informatica, è importante che il personale possa accedere ad applicativi e dati attraverso una VPN con autenticazione a due fattori. Inoltre, un altro aspetto fondamentale è creare una connessione al cloud ridondante.

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