Dai numeri “a posteriori” alle decisioni quotidiane
Molte aziende hanno già un controllo di gestione, ma lo vivono come un esercizio contabile in ritardo rispetto alla realtà: i dati arrivano tardi, sono sparsi in più file e non aiutano davvero a decidere. Con Microsoft Dynamics 365 Business Central, il controllo di gestione può diventare un sistema vivo, integrato nei processi, in cui centri di costo, reparti e responsabilità sono visibili in tempo reale. In continuità con l’evento del 25 novembre dedicato al controllo di gestione, vediamo come impostare il modello in Business Central, con esempi pratici di analisi per centri di costo e reparti.
CONTATTACI PER SCOPRIRE LE NOSTRE SOLUZIONI
Perché i dati spesso non sono davvero utili
Un problema ricorrente è che i dati di controllo di gestione non parlano la lingua di chi gestisce reparti, commesse o linee di business. Spesso i numeri arrivano da fogli Excel separati, costruiti a mano, difficili da aggiornare e non collegati alla contabilità ufficiale. In questo contesto è complesso capire rapidamente quali aree sono profittevoli, dove i costi stanno sfuggendo di mano e quali decisioni prendere oggi, non tra sei mesi.
Il ruolo di Business Central nel controllo di gestione
Dynamics 365 Business Central è un ERP pensato per integrare contabilità, vendite, acquisti, produzione e magazzino in un’unica piattaforma. All’interno del gestionale è possibile definire centri di costo, centri di profitto e commesse e collegarli in modo strutturato a ogni movimento contabile e gestionale. In questo modo il controllo di gestione non è un layer separato, ma nasce direttamente dai dati operativi che l’azienda registra ogni giorno.
Impostare il controllo di gestione in Business Central
Impostare un controllo di gestione efficace in Business Central significa partire da una struttura logica chiara, coerente con l’organizzazione reale dell’azienda. Gli elementi chiave sono:
- Un piano dei conti gestionale parallelo a quello civilistico, pensato per analizzare margini per area, linea di prodotto, area geografica o canale.
- La definizione di dimensioni (es. reparto, centro di costo, progetto, cliente) da associare in automatico ai movimenti, evitando duplicazioni di dati.
- Regole di default per assegnare le dimensioni alle principali operazioni (documenti di vendita, acquisto, registrazioni contabili), così da ridurre gli errori manuali e avere dati omogenei.
Con questa base, ogni registrazione alimenta subito il controllo di gestione, senza necessità di ricostruzioni successive.
Analisi per centri di costo
I centri di costo permettono di attribuire in modo strutturato spese e ricavi alle diverse aree dell’azienda, per capire chi assorbe risorse e con quali risultati. In Business Central è possibile:
- Creare una gerarchia di centri di costo (es. Amministrazione, Produzione, Commerciale, IT, Logistica) allineata all’organigramma.
- Associare automaticamente il centro di costo di riferimento a fatture, note spese, stipendi, canoni e costi indiretti sulla base di regole condivise.
- Analizzare le varianze (scostamenti) tra budget e consuntivo per ciascun centro, elemento essenziale del controllo di gestione, al fine di identificare tempestivamente aree di inefficienza e, al contempo, reparti che stanno performando meglio del previsto, così da supportare decisioni correttive e di allocazione ottimale delle risorse.
In questo modo, il responsabile di un centro di costo non riceve solo il totale dei costi a fine anno, ma vede l’andamento mensile e può intervenire in corso d’opera.
Analisi per reparti e linee di business
Oltre ai centri di costo, molte aziende hanno bisogno di leggere i dati per reparto operativo (es. Produzione, Vendite Italia, Vendite Estero, Customer Service) o per linea di business. Attraverso le dimensioni di Business Central, è possibile:
- Segmentare i ricavi per linea di prodotto o servizio, collegando le vendite ai relativi reparti commerciali.
- Collegare costi diretti e indiretti ai reparti che li generano, per arrivare a una visione di margine operativo per area.
- Confrontare reparti diversi con gli stessi KPI (fatturato, margine, costi del personale, costi indiretti allocati) per misurare la redditività relativa.
Questo tipo di lettura rende immediatamente visibile chi genera valore, chi assorbe risorse e dove ha senso intervenire con azioni commerciali, organizzative o di investimento.
Esempio pratico: reparto produzione
Immaginiamo un’azienda manifatturiera che voglia capire se il reparto Produzione sta lavorando in modo efficiente. In Business Central può:
- Associare al centro di costo Produzione i costi di manodopera diretta, i materiali, l’energia e una quota di costi generali.
- Collegare a questo centro le commesse di produzione e le relative distinte base, così da leggere il costo industriale per linea o prodotto.
- Costruire report che mostrano margine per linea di produzione, confrontando preventivo vs consuntivo e identificando dove si verificano sovracosti ricorrenti.
In questo scenario, i dati non servono solo a chiudere il bilancio, ma guidano decisioni su prezzi, mix di prodotti, saturazione degli impianti e priorità degli investimenti.
Esempio pratico: reparto commerciale
Per un’azienda commerciale o di servizi, il focus può essere il reparto vendite, segmentato per area geografica, canale o portafoglio clienti. Grazie alla combinazione di dimensioni in Business Central è possibile:
- Analizzare il margine per cliente, zona o venditore, non solo il fatturato.
- Collegare al reparto commerciale i costi di viaggio, provvigioni, iniziative di marketing e valutare il ritorno sulle attività.
- Identificare clienti o segmenti che generano volume ma non margine, e ribilanciare listini, condizioni commerciali o priorità di account management.
In questo modo il reparto vendite riceve indicazioni concrete su quali clienti sviluppare, quali rinegoziare e quali, eventualmente, lasciare andare.
Dalla contabilità al decision making con Power BI
Il vero salto di qualità arriva quando i dati di Business Central vengono visualizzati in report grafici e dashboard interattive, ad esempio tramite integrazione con Power BI. Le informazioni su centri di costo, reparti, commesse e clienti possono essere esplorate per filtri, drill-down e viste personalizzate per ruolo (direzione, responsabili di area, controller). Il controllo di gestione diventa così un sistema di supporto alle decisioni, non un documento statico distribuito a fine mese.
Il contributo di Dynamics Consult
Impostare un controllo di gestione efficace non significa solo attivare funzioni tecniche, ma modellare il sistema sui processi reali dell’azienda. Dynamics Consult affianca le imprese in tutte le fasi: dalla definizione del modello (piano dei conti gestionale, centri di costo, dimensioni) alla configurazione di Business Central, fino alla creazione di report e dashboard per la direzione. L’evento del 25 novembre ha mostrato, con esempi pratici, come tradurre questi concetti in casi reali: dal piano dei conti alla reportistica con Power BI, passando per esercitazioni su centri di costo e reparti.
Vuoi rendere i tuoi dati davvero utili?
Se vuoi che il controllo di gestione diventi una bussola quotidiana, e non solo un consuntivo annuale, il passo chiave è integrare Business Central con un modello pensato per la tua organizzazione. Puoi richiedere una demo personalizzata o informazioni sui prossimi momenti formativi dedicati al controllo di gestione con Dynamics 365 Business Central.
